Registratie, correctie, ongedaanmaking en tijdslijnen

Het onderwerp van correctie en ongedaanmaking van registraties is een complex onderwerp, dat in hoge mate te maken heeft met hoe een register haar formele en materiële tijdslijnen vastlegt.

  • Formele tijdslijn: wanneer is iets vastgelegd (geregistreerd) in het register
  • Materiële tijdslijn: wanneer was iets geldig (of ‘waar’) in de werkelijkheid

Twee voorbeelden:

  • De geboorte van een kind heeft plaatsgehad op 8/1/2026, maar het is op 12/1 om 14.51 geregistreerd in het register. Formele tijdslijn: van 12/1 14.51 tot heden. Materiële tijdslijn: 8/1 tot heden.
  • Iemand woonde van 1/6/1965 tot en met 31/8/2022 op de Bloemstraat 10. Van het eerste gegeven is eigenlijk geen registratiemoment bekend. Het is op een gegeven moment in het (digitale) register gezet. De verhuizing is op 5/9/2022 10.44 geregistreerd. Formele tijdslijn is “(open) - 5/9/2022 10.44”. Materiële tijdslijn is “1/6/1965 tot en met 31/8/2022”.

Correctie en ongedaanmaking

Het voert te ver voor dit document om het mechanismen van correctie en ongedaanmaking helemaal uit te leggen, maar in het kort is het het volgende:

  • Een register kan niets weggooien, anders is traceerbaarheid en auditability onmogelijk

  • Een register moet ‘terug in de tijd’ (formeel en materieel) kunnen gaan, om een toestand op te vragen van dat moment. Dat wordt wel ‘tijdsreizen’ genoemd.

    • Bijvoorbeeld: op 2/9/2022 was de verhuizing van in bovenstaand voorbeeld nog niet bekend, dus ‘dacht’ het register nog dat de persoon op de bloemstraat woonde.
    • Dat de persoon op 1/1/2020 op de Bloemstraat woonde, kan met redelijke zekerheid worden gesteld.
    • N.B.: een register is altijd afhankelijk van opgaven en meldingen. Het gaat niet zelf in de wereld kijken of de gegevens wel kloppen, zeg maar...

  • Een register moet gegevens kunnen corrigeren. Eigenlijk corrigeert het (een deel of geheel van de gegevens vanuit) een eerdere registratie. De ‘foutieve’ registratie moet echter wel bewaard blijven, vanwege bovenstaand ‘tijdsreizen’.

  • Een register moet gegevens kunnen ‘doorhalen’. Eigenlijk haalt het een eerdere registratie door. De ‘foutieve’ registratie moet echter wel bewaard blijven, vanwege bovenstaand ‘tijdsreizen’.

  • Bonus: het register kan ook een doorhaling (of correctie) ongedaan maken: de tijdelijk schijnbaar verdwenen gegevens zijn dan toch weer geldig gemaakt.

    • Dit kan, maar hoeft echt niet recursief te gebeuren. Ergens zit daar een grens aan de noodzaak om dit te kunnen.

  • Het register legt altijd ook vast wat de reden of oorzaak van de registratie is geweest en welke interne actor (lees: medewerker, afdeling of geautomatiseerde medewerker) daarvoor verantwoordelijk was. Deze reden kan een opgave zijn, een melding, of een ander contact of proces waarin deze gegevens zijn binnengekomen of gecreëerd.

Het diagram hier geeft weer hoe e.e.a. samenhangt.