Werkvormen bij de overheid

De overheid in het waardemodel

In de waardekring voorziet de overheid in producten, diensten en voorzieningen die waarde hebben voor de leefwereld. De behoefte vanuit de samenleving vertaalt zich in een vraag aan de overheid.

De overheid is als functionele blackbox op te delen in een aantal hoofdfuncties, die zich weer richten op de belangrijke stelsels en aspecten in de samenleving.

Hoofdfuncties van een gemeente

Je kan een denkexperiment doen vanuit de zogenoemde +1gemeente, destijds een idee van Jan van Ginkel. Wat als er nog geen gemeente zou zijn, wat zou dan de functionele beschrijving zijn en welke vorm zou dit (met de huidige ICT-mogelijkheden) kunnen krijgen? Je kan dan op onderstaande functionele decompositie uitkomen:

Nr	Hoofdfunctie	Toelichting
1	Bestuur en besluitvorming	Besturing van de gemeente
2	Beleidsthema’s	Aanpak vraagstukken van de stad, wijk en buurt. Verbetering en aanpassing van het functioneren van de stelsels in de stad op de 14 + 4 thema's.
3	Openbare orde en veiligheid	Voorzien in openbare orde, veiligheid, handhaving, vergunningen
4	Producten en diensten	Levering van gemeentelijke producten en diensten
5	Ketensamenwerking	Levering van producten en diensten in ketensamenwerking
6	Beheer en onderhoud	(Regie op) uitvoering van beheer en onderhoud
7	Huishoudboekje	Financiële huishouding van de stad
8	Interne organisatie	Ondersteuning op de functies Personeel, Organisatie, Financiën, Juridische zaken, Informatievoorziening, Documentaire informatie, Facilitaire zaken en Communicatie

Per hoofdfuncties staan de samenleving en de individuele burger als actor in een bepaalde rol:

Hoofdfunctie	Actor/rol samenleving of burger
Bestuur en besluitvorming	Kiezer, betrokkene
Beleidsthema’s	Participant, gebruiker, betrokkene
Openbare orde en veiligheid	Onderdaan, betrokkene
Producten en diensten	“Klant” *
Ketensamenwerking	“Cliënt” **
Beheer en onderhoud	Gebruiker
Huishoudboekje van de stad	Kiezer, inwoner, betrokkene
Interne organisatie	Mogelijk medewerker of leverancier

* Een klant heeft in de markt vrijheid van keuze, maar voor overheidsproducten is deze beperkt door het monopolie van de overheid. Wel probeert de overheid klantvriendelijk te werken, "de klant centraal".

** Een cliënt heeft een sterke afhankelijkheid van de dienstverlener. De overheid probeert hier "de mens centraal" te stellen.

Vooral hoofdfuncties 4 en 5 zijn gericht op individuele burgers. De andere zijn collectief gericht, waarin individuen wel een rol hebben. De vergunningen in hoofdfunctie 3 bijvoorbeeld zijn bedoeld om de samenleving te beschermen tegen ongewenste aanpassingen door individuen of bedrijven en tegelijk om de vergunningverkrijgers rechtmatig hun aanpassingen te laten doen.

Stelsels en thema's

De hoofdfuncties richten zich weer op iets wat je "stelsels van de stad" zou kunnen noemen. Op tal van plaatsen zijn er ordeningen gemaakt van deze stelsels, domeinen, thema's of onderwerpen waar de overheid zich mee bezig houdt. Zie NORA, overheidsonderwerpen, productencatalogus, BBV / IV3, etc.

Deze indelingen zijn opgezet vanuit de optiek van de overheid. Ze kunnen ook worden bezien vanuit de samenleving, kijkend naar de stelsels waardoor een stad functioneert. Dat begint met de vier stelsels dicht bij de individuele inwoner. Vervolgens zijn er de drie collectieve “vangnetten”, dan de infrastructuren, de ontwikkeling en het beheer van de stad en de democratische en bestuurlijke stelsels. Tot slot zijn er vier landelijke en internationale thema's.

	Individu		Collectief/ Sociaal domein		Infrastructuur/ Ruimtelijk domein		Stad - (inter)nationaa**l
1	Wonen	5	(Sociale) veiligheid	8	Economie en ondernemen	13	Maatschappij, democratie, politiek
2	Werken	6	Welzijn en zorg	9	Infrastructuur, verkeer en vervoer	14	Bestuur en dienstverlening overheid
3	Onderwijs	7	Sociale (arbeids) voorzieningen	10	Natuur en milieu	15	Financiën
4	Vrije tijd			11	Beheer openbare ruimte	16	Recht
				12	Inrichting van de stad	17	Defensie
						18	Buitenlandse betrekkingen

Functietriade

Het systeem dat het werk uitvoert kan je zien als blackbox, het 0-niveau. Bij decompositie is vrijwel altijd een zogenoemde functietriade zichtbaar. Dat model kent drie lagen: centraal de uitvoering ofwel de primaire functie, daarboven de sturende laag en daaronder de ondersteunende laag. Het is herkenbaar als variant op o.a. het besturingsparadigma van De Leeuw. Het model is relatief: een sturende of ondersteunende functie is voor de uitvoerders daarvan meestal hun primaire functie (manager, beheerder).

De functietriade kan als generiek model de basis vormen voor de werkvormen.

Vergelijking met GEMMA

Het is niet verwonderlijk dat de bovengenoemde hoofdfuncties, de stelsels en de functietriade ook terugkomen in de GEMMA bedrijfsfuncties. Het zijn allemaal modellen van het gemeentelijk functioneren in de werkelijkheid. GEMMA heeft op het 0-niveau ook een verdeling in sturing-uitvoering-ondersteuning. Maar heeft themagebieden binnen het bedrijfsfunctiemodel, zoals Economische ontwikkeling en het Sociaal en Ruimtelijk domein.

Dominante werkvormen

Een aantal werkvormen zijn prominent aanwezig. Zo past zaak- en ketengericht werken heel goed bij Overheidsdienstverlening. En de raadsvergaderingen bij bestuur- en besluitvorming, het kerndeel van het raadswerk. Maar ook op de andere hoofdfuncties zoekt de overheid naar betere werkvormen en informatievoorziening. Zoals opgavegericht werken, discussies over de beleidscyclus, de Open Overheid en nieuwe participatievormen. Niet alleen dienstverlenend, maar als een "dienstbare overheid", zoekend naar werkvormen met actorschap en verantwoordelijkheden bij overheid én samenleving.

Nr	Hoofdfunctie	Werkvorm
1	Bestuur en besluitvorming	Besluitvorming, Visievorming
2	Beleidsthema’s	Beleidsontwikkeling, Opgavegericht (beleidsontwikkeling nieuwe stijl), Participatie, Programma- en projectgericht
3	Openbare orde en veiligheid	Handhaving, Zaakgericht
4	Producten en diensten	Dienstgericht, Productgericht, Zaakgericht
5	Ketensamenwerking	Ketengericht, Zaakgericht
6	Beheer en onderhoud	Regulier werk, Vakgericht
7	Huishoudboekje	Regulier werk, Vakgericht
8	Interne organisatie	Regulier werk, Vakgericht

In alle hoofdfuncties wordt ook programma- en projectmatig gewerkt.

Context voor Gemeentelijk Gegevenswoordenboek

En wat heeft het nu met het Gemeentelijk Gegevenswoordenboek te maken? Het bovenste deel van het schema van de samenhang tussen het woordenboek, ontologie en gegevensmodellen laat dit zien:
Zie hele schema samenhang woordenboek, ontologie en gegevensmodellen

Voor het GGw is het van belang om kennis te hebben van de leefwereld, de domeinen/thema's en de vocabulaire in dat domein in de vorm van een begrippenkader. Begrippen gaan over informatie maar ook over werk (proces) en inrichting (actor en middelen).

Een ontologie toont de samenhang tussen begrippen. We hebben zeven soorten relaties tussen begrippen (objecten) onderkend en een eerste set vuistregels gemaakt om wat meer consistente definities op te stellen. Er volgt nog een blog over.

Gegevens- en informatiemodellen zijn gebaseerd op de ontologie, die in de ondersteunende laag als kennis aanwezig is. In operationele systemen ontstaat dan betekenisvolle data, die bijdraagt aan de kennis van een actor en een handelingsperspectief geeft voor de werkprocessen.

Verder kan het GGw een hoeksteen zijn in het ecosysteem van software-ontwikkeling voor de overheid. Daarin is ook sprake van een functionele decompositie, van actoren en van themagebieden.

Zie ook verdere toelichting in de "Context GGw".

Meer info

Marcel Krassenburg
www.ccoverheid.nl
marcel@ccoverheid.nl
06-53863119