‘Hoe betrek je ook de kleine en middelgrote gemeenten? Daar zetten we ons voor in’

De Common Ground-beweging groeit gestaag. Vanuit gemeenten en VNG Realisatie bouwen teams aan toepassingen volgens de Common Ground-principes. Waar zijn die teams allemaal mee bezig? 5 vragen!

Dit keer aan het woord: Hugo ter Doest. Hij is vanuit VNG Realisatie betrokken bij het team dat API’s voor zaakgericht werken heeft ontwikkeld.

Wat doet jullie team?

“Wij hebben API-standaarden ontwikkeld voor zaakgericht werken. Deze zorgen ervoor dat alle informatie die bij een ‘zaak’ - een afgebakend proces - hoort, gemakkelijk op één plek kan worden opgeslagen. Daarbij gaat het om de zaakgegevens zelf, maar bijvoorbeeld ook om documenten, e-mails en besluiten die bij een zaak horen. Via API’s kunnen dit soort gegevens worden uitgewisseld tussen verschillende systemen, zonder dat ze gekopieerd en opnieuw opgeslagen hoeven te worden.

We zijn begonnen met API’s voor zaakgericht werken, maar gaandeweg het proces hebben we ook API-standaarden ontwikkeld die veel breder inzetbaar zijn. Onder andere bij het oplossen van problemen die spelen rond het bevragen van gegevens bij de bron - één van de uitgangspunten van de Common Ground-visie. Eigenlijk hebben we ‘gemeente-API’s’ gemaakt.

Ons team bestond aanvankelijk uit mensen van de gemeente Amsterdam, Haarlem, Rotterdam, Delft, Utrecht en VNG Realisatie. Inmiddels zijn we in afgeslankte vorm bezig met de doorontwikkeling. Daarnaast werkt een groep gemeenten aan het productie waardig maken van de door ons ontwikkelde API-standaarden. Zij zorgen er dus voor dat gemeenten en leveranciers ze ook echt kunnen gebruiken.”

Wat is de status?

“We hebben de 1.0 versie inmiddels uitgebracht. Dat betekent dat de API’s kunnen worden geïmplementeerd door leveranciers en gemeenten. Om daartoe te komen, hebben we eerst 2 keer een release candidate gepubliceerd: een ‘zo-goed-als-affe’ versie, waar geïnteresseerden vanuit de markt en gemeenten op konden reageren. Hun bevindingen en verbeterpunten hebben we verwerkt de definitieve versie.

Dat betekent niet dat we nu klaar zijn. Met een iets kleiner team blijven we beschikbaar voor het oplossen van bugs in de software. Ook gaan we aan de slag met de doorontwikkeling, aan de hand van wensen en behoeften van leveranciers en gemeenten. Dit jaar staat in het teken van adoptie: zorgen dat gemeenten en leveranciers de API’s ook daadwerkelijk gaan implementeren.”

Hoe gaat het samen organiseren?

“Het is best een uitdaging om mensen vanuit gemeenten betrokken te houden bij het project, hebben we gemerkt. Want veel mensen zijn druk, en doen dit naast hun lopende werkzaamheden. Dat is ook de reden waarom vooralsnog vooral grote gemeenten bij ons project betrokken zijn; zij kunnen kunnen tijd, geld en mensen vrijmaken om in Common Ground te investeren.

Tegelijkertijd is het wél heel belangrijk om ook kleine en middelgrote gemeenten te betrekken. Zij hebben immers weer andere behoeften, problemen en vragen dan grote gemeenten. Daarom zijn we nu bezig met het inrichten van een klankbordgroep, die ook deze gemeenten de mogelijkheid biedt om met ons mee te denken.”

Wat hebben gemeenten eraan?

“Zoals ik net al uitlegde: API’s zorgen ervoor dat gegevens niet steeds gekopieerd hoeven te worden om ze te kunnen gebruiken. Zo kunnen gegevens op één plek worden opgeslagen én daar ook blijven. Daarmee los je als gemeente beheersproblemen op. Je hebt overzicht: je weet welke gegevens waar staan, en dat die gegevens actueel zijn.”

Wat hebben inwoners eraan?

“Als gemeenten hun gegevenshuishouding inrichten, kunnen ze ook betere dienstverlening bieden aan inwoners. Zo kunnen inwoners dan precies zien welke gegevens de gemeente van ze heeft, bijvoorbeeld via een app of loket. Daarmee heb je als inwoner dus overzicht en inzicht in je gegevens bij de gemeente. En: je weet zeker dat de gegevens die je ziet up-to-date zijn.”