De opschaling van Gem

We schalen op langs vier ontwikkelpijlers

De opschaling van Gem bestaat uit vier ontwikkelpijlers:

1. Allereerst werken we aan het beter herkennen van de vraag en het beter informeren of antwoord geven door uitbreiding van het aantal producten en diensten dat afgehandeld kan worden door Gem.
2. Daarnaast zorgen we ook voor functionele verbreding door bijvoorbeeld meertaligheid te faciliteren en een koppeling te realiseren met een afsprakenmodule.
3. Als derde werken we aan de inzet van Gem op andere dienstverleningskanalen naast de website (bijv. WhatsApp, Telefonie) in het kader van de omnichannel-gedachte.
4. Tot slot willen we groeien door uitbreiding van het aantal deelnemers en dit goed regelen in een toekomstbestendige organisatievorm.

In andere blogs kun je het een en ander lezen over wat er inhoudelijk aan verbeteringen is gerealiseerd in 2022 en wat er qua doorontwikkeling op de rol staat voor 2023. Maar wat betekent nu een nieuwe organisatievorm voor Gem? Daar lees je in dit artikel meer over.

We willen groeien en met meer gemeenten samenwerken

Momenteel werken we samen op basis van afspraken in een convenant. Deze vorm van samenwerking past goed bij de startup-fase van Gem en is goed geregeld bij een kleiner aantal deelnemers. De lijnen zijn kort hetgeen de samenwerking helpt en bijdraagt aan het vertrouwen. Als deelnemer wil je weten wat er van jou verwacht wordt en wat je van ons mag verwachten. Daarnaast moet het beheer goed geregeld zijn en willen de gemeenten samen blijven werken op de ontwikkeling van Gem. Naarmate Gem groeit qua aantal deelnemers wordt deze afstemming lastiger. Daarom zijn we nu aan het voorbereiden op de volgende fase en een daarbij passende organisatievorm.

Waar moet een nieuwe organisatievorm aan voldoen?

Voor een goede organisatie moeten de afspraken juridisch kloppen en moet deelname voor nieuwe gemeenten gemakkelijk zijn. We zoeken naar modellen die de samenwerking tussen 50 of meer gemeenten mogelijk maken en de continuïteit op beheer en bedrijfsvoering in de nieuwe situatie goed regelen. Ook de coördinatie en het aansluiten van meer gemeenten willen we professionaliseren. Hierin hebben we stappen te zetten met goede afspraken over verantwoordelijkheid en verwachtingen. Als harde voorwaarden aan de nieuwe organisatievorm hebben we gesteld:

1. Het eigenaarschap van de content en dialogen ligt en blijft bij de samenwerkende gemeenten.
2. De gemeenten bepalen in gezamenlijkheid de ontwikkelrichting volgens een roadmap.
3. De gemaakte en gebruikte software is en blijft open source.
4. Het construct moet flexibel, schaalbaar en ophefbaar zijn.

Welk proces hebben we doorlopen?

In juli 2021 is gestart met een verkenning en hebben we gesproken over mogelijke organisatievormen. We hebben dit verkend met de VNG maar dat heeft (vooralsnog) niet geleid tot een concrete oplossing voor Gem. Met de deelnemende gemeenten zijn we zelfstandig verdergegaan omdat we in Gem en het concept van Samen Organiseren in de dienstverlening geloven. Onder begeleiding van een zogeheten incubator hebben we in 2022 verschillende organisatiemodellen verkend en onderzocht op haalbaarheid. De twee overgebleven modellen hebben we eind 2022 juridisch laten toetsen door een advocatenbureau. Vanuit al deze informatie is begin dit jaar een advies voorgelegd aan de stuurgroep Gem. Deze heeft vooralsnog geen keuze gemaakt, maar ons op het spoor van het programma Common Ground gezet.

Waar staan we nu en hoe verder?

Met het programma Common Ground verkennen we mogelijke beheeropties en zoeken we naar synergie omdat andere innovatieve initiatieven (bijv. Signalen en Huishoudboekje) soortgelijke vraagstukken hebben op te lossen. Het streven van het landelijk programma is om voor de zomer van dit jaar een plan te hebben hoe de beheerarrangementen er uit kunnen zien. De stuurgroep neemt dan een beslissing of er een werkbare variant tussen zit voor Gem. Zo niet, dan grijpen we terug op de modellen die uit de eerdere opschalingsanalyse naar voren zijn gekomen. Alle deelnemers worden met enige regelmaat via de nieuwsbrief/blogs op de hoogte gehouden van de vorderingen en er vinden op gezette momenten één-op-één gesprekken plaats om de deelnemers aangesloten te houden, hun behoeften te inventariseren en onze ideeën te toetsen. Wordt vervolgd.