Standaardiseren

Van idee naar formele standaard

Een goed idee kan het begin zijn van iets groots. Denk aan een technische specificatie die processen slimmer maakt, gegevens beter laat stromen of de gemeentelijke dienstverlening verbetert. Maar hoe groeit zo’n idee uit tot een robuuste standaard die gemeenten, leveranciers en andere partijen daadwerkelijk gebruiken? Daarvoor zijn er drie routes, elk met een eigen karakter en besluitvormingsproces.

Hoe verhouden deze trajecten zich tot elkaar?
Binnen Common Ground doorloopt een specificatie eerst een volwassenheidsmodel. Dat is een voorstadium waarin afspraken en specificaties verder worden uitgewerkt, samen met gemeenten en leveranciers. Zo krijgt een idee de kans om te rijpen en door te groeien naar een formele standaard.

Daarna zijn er twee mogelijke routes. Voor standaarden die vooral het gemeentelijk domein raken, is er de route via de VNG. Voor standaarden die breder toepasbaar zijn en ook buiten het gemeentelijk domein relevantie hebben, is er de route via Forum Standaardisatie. In de praktijk begint een idee dus vaak bij Common Ground, waarna het – afhankelijk van de doelgroep en het toepassingsgebied – kan doorgroeien naar een VNG- of Forum-standaard.

Vervolgroute 1: VNG standaardisatie

Als de standaard vooral relevant is voor het gemeentelijk domein, dan is VNG-standaardisatie de hoofdruite. Dit proces bestaat uit vijf fasen.

  1. Voorbereiding
    De eerste fase is de voorbereiding, waarin wordt getoetst of de standaard past binnen de eisen van het Common Ground Toepassings- en Standaardisatieproces (CGTS) en of het voorstel inhoudelijk sterk is onderbouwd. Hierin staat wat de standaard oplevert, hoe het draagvlak is georganiseerd en welke verbindingsvorm passend is.
  2. Start formeel traject
    Vervolgens besluit de VNG-directie in de fase start formeel traject of het proces officieel wordt gestart.
  3. Formele besluitvorming
    In de derde fase, formele besluitvorming, bespreken de Taskforce Samen Organiseren en de Commissie Informatiesamenleving het voorstel inhoudelijk. Daarna volgt advies van het College van Dienstverleningszaken en een besluit door het VNG-bestuur. Bij zwaardere standaarden kan vooraf een ledenraadpleging plaatsvinden.
  4. Keuze verbindingsgraad
    Daarna wordt in de fase keuze verbindingsgraad bepaald hoe bindend de standaard is. Er zijn drie opties: een vrijblijvend advies, een standaardverklaring (‘pas toe of leg uit’) of een verplichting voor alle leden via een formeel besluit.
  5. Uitvoering en borging
    In de laatste fase, uitvoering en borging, wordt de standaard gecommuniceerd naar gemeenten. Afhankelijk van de verbindingsgraad wordt gekeken naar beheer, toezicht, handhaving en monitoring. VNG ondersteunt gemeenten bij de implementatie.

Vervolgroute 2: Forum Standaardisatie

Het traject bij Forum Standaardisatie is bedoeld voor standaarden die de hele publieke sector raken of de samenwerking met burgers, bedrijven en andere overheden verbeteren. Het proces kent zes opeenvolgende fasen.

  1. Relevantiecheck
    Het begint met de relevantiecheck, waarbij wordt gekeken of de standaard al in gebruik is of moet gaan komen binnen de overheid en of deze bijdraagt aan betere samenwerking, gegevensuitwisseling, veiligheid en efficiëntie.
  2. Formele aanmelding
    Is het antwoord positief, dan volgt de formele aanmelding via het aanmeldformulier op de website van Forum Standaardisatie. Hierin geef je de naam en beschrijving van de standaard, de technische specificaties, het toepassingsgebied, de relevantie voor de publieke sector en informatie over governance, openheid en onderhoud. Het moet duidelijk zijn wie de beheerorganisatie is.
  3. Eerste beoordeling
    Daarna beoordeelt het bureau de aanmelding in de fase van eerste beoordeling. Hier wordt gekeken naar volledigheid en relevantie; zo nodig wordt aanvullende informatie gevraagd.
  4. Consultatie en toetsing
    Komt de standaard door deze toets heen, dan volgt de consultatie en toetsing. De standaard wordt getoetst aan vaste criteria zoals openheid, toepasbaarheid en impact. In deze periode kunnen andere partijen – markt, overheden, belanghebbenden – feedback geven.
  5. Advies aan het Forum
    Op basis van alle input stelt het bureau een advies aan het Forum op. Het Forum bespreekt dit en formuleert een definitief voorstel.
  6. Nationaal Commissaris Digitale Overheid
    Tot slot neemt de Nationaal Commissaris Digitale Overheid het besluit. Komt de standaard op de lijst met ‘pas toe of leg uit’-standaarden, dan geldt voor overheden dat ze deze moeten gebruiken of moeten motiveren waarom niet.