Hoofdstuk 3 Invoeringsstrategie

3.1 Samenvatting

De invoeringsstrategie beschrijft een meerjarige transitie naar één gezamenlijke digitale basis voor gemeentelijke dienstverlening. De invoering vindt geleidelijk plaats, waarbij gemeenten aansluiten op momenten die passen bij hun eigen contractcycli, applicatielandschap en veranderopgaven. Ontwikkeling en implementatie verlopen daarbij parallel, zodat praktijkervaringen direct bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de voorziening.

De strategie rust op de principes van collectiviteit, standaardisatie en lokale autonomie. Gegevens, standaarden en basisvoorzieningen worden gezamenlijk georganiseerd, terwijl gemeenten verantwoordelijk blijven voor hun eigen processen, implementatie en organisatieverandering. De transitie volgt natuurlijke vervangingsmomenten van systemen en contracten, waardoor desinvesteringen worden voorkomen en de continuïteit van de dienstverlening behouden blijft.

De landelijke aanpak kent twee samenhangende pijlers (zie hoofdstuk 4). De eerste pijler richt zich op softwareleveranciers, die hun oplossingen aansluiten op de collectieve gegevensvoorziening en voldoen aan landelijke standaarden en aansluitvoorwaarden. De tweede pijler betreft gemeenten, die bij vervangingen, aanbestedingen en verbeteringen van dienstverlening kiezen voor collectieve oplossingen of marktoplossingen die aansluiten op de collectieve voorziening. Gemeenten vervullen hierin een belangrijke rol door gezamenlijk dezelfde eisen aan de markt te stellen.

De invoering volgt naar verwachting een S-curve, waarbij een beperkte groep koplopers start, waarna een bredere groep gemeenten aansluit zodra voorzieningen voldoende volwassen en beschikbaar zijn (zie hoofdstuk 5). Koplopers ontwikkelen, testen en valideren nieuwe oplossingen; volgers profiteren van deze ervaringen en sluiten aan op bewezen voorzieningen (zie hoofdstuk 6). Hierdoor ontstaat een lerend ecosysteem waarin kennis, standaarden en succesvolle implementaties actief worden gedeeld.

Voor gemeenten betekent de transitie dat zij een meerjarige roadmap ontwikkelen, hun applicatieportfolio voorbereiden op de overgang, processen vereenvoudigen, een gegevensstrategie opstellen en investeren in nieuwe kennis en vaardigheden (zie hoofdstuk 7). De landelijke regieorganisatie ondersteunt deze transitie door standaarden te beheren, de collectieve voorziening beschikbaar te stellen, implementatieondersteuning te organiseren en leverende partijen te accrediteren. Daarmee ontstaat een beheersbare route naar een toekomstbestendige, interoperabele en collectief georganiseerde gemeentelijke informatievoorziening.

3.2 Basisprincipes van de invoering

De invoeringsstrategie is gebaseerd op een aantal uitgangspunten die zorgen voor een beheersbare transitie naar de collectieve voorziening. Deze uitgangspunten bieden gemeenten ruimte om aan te sluiten op een manier die past bij de eigen situatie, terwijl gezamenlijk wordt toegewerkt naar één landelijke digitale basis voor dienstverlening.

De invoeringsstrategie rust op de volgende basisprincipes:

Collectief waar het kan, lokaal waar het moet. Gemeenten organiseren gegevens, standaarden en de digitale basis gezamenlijk. De inrichting van processen, de implementatie en de organisatieverandering blijven de verantwoordelijkheid van de individuele gemeente.
Evolutie in plaats van revolutie. De invoering sluit aan bij natuurlijke vervangingsmomenten, bestaande investeringen worden zoveel mogelijk benut en grootschalige vervangingen worden voorkomen. Zo ontstaat een beheersbare transitie zonder een 'big bang'-migratie.
Parallelle doorontwikkeling en invoering. De collectieve voorziening wordt stapsgewijs doorontwikkeld terwijl gemeenten deze in gebruik nemen. Hierdoor kunnen gemeenten aansluiten zodra onderdelen beschikbaar en voldoende volwassen zijn.
Landelijke regie, lokale implementatie. De regieorganisatie ontwikkelt en beheert de collectieve voorzieningen, architectuur en standaarden. Gemeenten blijven verantwoordelijk voor de implementatie binnen de eigen organisatie.
Continuïteit van dienstverlening. Tijdens de transitie blijft de dienstverlening aan inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners gewaarborgd. Bestaande en nieuwe voorzieningen kunnen waar nodig tijdelijk naast elkaar functioneren.
Samenwerking als basis voor succes. De invoering is een gezamenlijke opgave van gemeenten, softwareleveranciers en de regieorganisatie. Door kennis, ervaringen en oplossingen te delen, ontstaat een collectieve voorziening die breed toepasbaar, toekomstbestendig en schaalbaar is.

3.3 Aansluitstrategie

De aansluitstrategie biedt gemeenten een beheersbare route naar de collectieve voorziening. Deze is gebaseerd op twee samenhangende pijlers: de aansluiting van leveranciers op de collectieve voorziening en de geleidelijke adoptie door gemeenten. Beide pijlers worden parallel uitgevoerd en versterken elkaar.

Pijler 1 – Leveranciers sluiten aan op de collectieve voorziening

Een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle invoering is dat softwareleveranciers hun oplossingen tijdig aansluiten op de collectieve voorziening. De regieorganisatie neemt hierin het voortouw. Zij ontwikkelt de benodigde architectuur, standaarden, technische voorzieningen en aansluitvoorwaarden en begeleidt leveranciers bij de implementatie hiervan. Daarnaast richt de regieorganisatie een accreditatieproces in waarmee leveranciers kunnen aantonen dat hun oplossingen voldoen aan de gezamenlijke afspraken.

Door deze landelijke aanpak hoeven gemeenten niet individueel dezelfde technische en functionele eisen aan leveranciers te stellen. Dat biedt leveranciers één duidelijk landelijk kader voor ontwikkeling en aansluiting en zorgt voor een efficiëntere invoering.

Gemeenten kunnen deze ontwikkeling ondersteunen door de landelijke aansluitvoorwaarden op te nemen in aanbestedingen, contractverlengingen en gesprekken met leveranciers. Hierdoor groeit het gemeentelijke applicatielandschap geleidelijk mee met de ontwikkeling van de collectieve voorziening.

Pijler 2 – Geleidelijke adoptie door gemeenten

Gemeenten bepalen zelf wanneer zij onderdelen van de collectieve voorziening in gebruik nemen. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij natuurlijke vervangingsmomenten binnen de eigen informatievoorziening.

Per vervangingsmoment van b.v. een backoffice applicatie maakt een gemeente een afweging tussen twee invoeringspatronen:

Spoor A: het proces wordt ondergebracht op het Platform voor Dienstverlening, waarbij de proceslogica in ‘bouwblokjes’ wordt ingericht en gebruik wordt gemaakt van de generieke voorzieningen van de collectieve voorziening.
Spoor B: de gemeente kiest voor een kant-en-klare marktoplossing die is aangesloten op de collectieve gegevensvoorziening en voldoet aan de landelijke aansluitvoorwaarden.

Welke keuze het meest passend is, hangt af van de aard van het proces, de beschikbare marktoplossingen en de lokale situatie van de gemeente.

Hierdoor ontstaat een geleidelijke en beheerste overgang naar de collectieve voorziening. Gemeenten kunnen de transitie realiseren op momenten die passen bij hun eigen situatie en investeringscyclus. Deze aanpak voorkomt grote desinvesteringen in bestaande systemen en maakt het mogelijk om de transitie beheerst uit te voeren, zonder de continuïteit van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers in gevaar te brengen. Dit zorgt ook voor spreiding van gemeenten die bezig zijn met de overstap en daarmee ook lering kunnen trekken uit elkaars overstaptrajecten.

De verwachting is dat de aansluiting in de eerste jaren geleidelijk verloopt, gevolgd door een versnellingsfase zodra leveranciers hun oplossingen aansluiten op de collectieve voorziening en gemeenten op natuurlijke vervangingsmomenten komen. Op basis van de huidige contractcycli en marktontwikkelingen is het realistisch dat de collectieve voorziening binnen circa vijf jaar de dominante basis voor gemeentelijke dienstverlening wordt.

Om gemeenten hierbij te ondersteunen stelt de regieorganisatie een Transitie Team beschikbaar. De regionale transitieadviseurs ondersteunen gemeenten bij het bepalen van een passende invoeringsstrategie, het maken van keuzes tussen de verschillende invoeringspatronen en het opstellen van een transitieaanpak. Daarnaast delen zij praktijkervaringen uit andere gemeenten en vormen zij de verbinding tussen gemeenten, leveranciers en de regieorganisatie.

3.4 Fasering van de transitie

De aansluitstrategie wordt gefaseerd uitgevoerd. Tot 2028 bereiden de regieorganisatie, leveranciers en gemeenten zich gezamenlijk voor op de ingebruikname van de collectieve voorziening. Daarna vindt de verdere invoering plaats via natuurlijke vervangingsmomenten.

Vanaf het moment dat de landelijke voorziening operationeel is, kunnen gemeenten deze steeds breder toepassen bij nieuwe implementaties en vervangingsopgaven. De verdere transitie vindt plaats in het tempo dat past bij de lifecycle van de gemeentelijke informatievoorziening. Zo ontstaat een geleidelijke overgang naar de collectieve voorziening, zonder dat gemeenten hun volledige applicatielandschap in één keer hoeven te vervangen.

3.4.1 Invoeringspaden per type gemeente

Hoewel alle gemeenten toewerken naar hetzelfde eindbeeld, verschilt de uitgangssituatie per gemeente en per domein. Daarom kunnen gemeenten per transitieopgave verschillende rollen vervullen.

Koploper

Bij opgaven waar bestuurlijk draagvlak bestaat, de maatschappelijke meerwaarde groot is of de randvoorwaarden aanwezig zijn, kan een gemeente ervoor kiezen als koploper op te treden. Koplopers doen ervaring op met nieuwe voorzieningen, toetsen concepten in de praktijk en leveren waardevolle inzichten terug aan de regieorganisatie. Hiermee dragen zij bij aan de verdere ontwikkeling van standaarden, voorzieningen, implementatieaanpakken en werkwijzen.

Volger

Voor veel opgaven kiezen gemeenten bewust voor een volgende positie. Zij profiteren van de ervaringen van koplopers, maken gebruik van bewezen oplossingen en kunnen de invoering uitvoeren zodra leveranciers en collectieve voorzieningen voldoende volwassen zijn. Hierdoor worden risico's beperkt en kan efficiënt gebruik worden gemaakt van de kennis die tijdens eerdere implementaties is opgedaan.

Later aansluiten

Voor sommige processen of applicaties kan het verstandig zijn om pas op een later moment aan te sluiten. Bijvoorbeeld wanneer bestaande oplossingen nog goed functioneren, contracten nog langdurig doorlopen of de maatschappelijke of bestuurlijke prioriteit op dat moment elders ligt. Door aan te sluiten bij natuurlijke vervangingsmomenten worden bestaande investeringen optimaal benut en blijft de invoering beheersbaar.

Deze rollen zijn niet statisch. Een gemeente kan tegelijkertijd koploper zijn voor één dienstverlening of domein, volger voor een ander proces en ervoor kiezen om op een derde onderdeel later aan te sluiten. De keuze is afhankelijk van de lokale situatie, de beschikbaarheid van oplossingen, bestuurlijke prioriteiten en de meerwaarde die een vroege of latere aansluiting biedt.

Gemeenten leveren ieder vanuit hun eigen expertise en capaciteit een bijdrage aan de collectieve ontwikkeling. De regionale transitieadviseurs ondersteunen gemeenten bij het bepalen van een passende rol en brengen gemeenten met elkaar in verbinding, zodat kennis en praktijkervaring actief worden gedeeld.

3.4.2 Hoe verloopt de invoering bij de gemeente?

Gemeenten hoeven de collectieve voorziening niet in één keer in te voeren. De transitie bestaat uit een reeks logische vervangings- en vernieuwingsmomenten binnen de gemeentelijke dienstverlening en informatievoorziening. Er is geen voorgeschreven volgorde waarin deze onderdelen moeten worden aangepakt. Iedere gemeente bepaalt, passend bij haar eigen situatie en ambities, welke onderdelen prioriteit krijgen en op welk moment zij worden vernieuwd.

Voorbeelden van applicaties en voorzieningen die een direct raakvlak hebben met de collectieve voorziening en de Common Ground-architectuur zijn:

MijnOmgeving;
Webformulieren;
Klantcontact (KCC);
Zaaksysteem;
Procesondersteuning via het Platform voor Dienstverlening (Patroon A);
Procesondersteuning met een aangesloten marktoplossing (Patroon B);

Deze onderdelen maken ieder op hun eigen manier gebruik van de collectieve gegevensvoorziening, landelijke standaarden en andere Common Ground-componenten. Hierdoor kan de modernisering stapsgewijs plaatsvinden, terwijl tegelijkertijd wordt toegewerkt naar één samenhangend digitaal ecosysteem.

Gemeenten bepalen zelf de volgorde waarin onderdelen worden vernieuwd. Deze keuzes zijn onderdeel van het gemeentelijke portfoliomanagement en worden beïnvloed door onder meer beleidsprioriteiten, vervangingscycli, capaciteit, contracten en de beschikbaarheid van marktoplossingen. Er bestaat daarom geen vaste route naar het eindbeeld.

3.5 Inspanningen voor de gemeenten

De voorbereiding op de collectieve voorziening begint niet pas op het moment dat een gemeente daadwerkelijk aansluit. Gemeenten kunnen nu al stappen zetten om de toekomstige invoering eenvoudiger en beheersbaar te maken. Door deze voorbereidingen onderdeel te maken van de reguliere ontwikkeling van de informatievoorziening, ontstaat een geleidelijke transitie die aansluit bij de eigen organisatie en natuurlijke vervangingsmomenten.

Gemeenten kunnen zich onder andere voorbereiden door:

Processen te herontwerpen, waarbij processen worden vereenvoudigd, gestandaardiseerd en waar mogelijk worden ontvlochten uit bestaande applicatiesilo's.
Het applicatieportfolio (APM) hierop in te richten, door vervangingsmomenten opnieuw te prioriteren, applicaties waar nodig naar voren te halen of juist uit te stellen en de invoering af te stemmen op de gemeentelijke roadmap.
Een gegevensstrategie te ontwikkelen, gericht op het verbeteren van gegevenskwaliteit, standaardisatie, eigenaarschap van gegevens en het gebruik van de collectieve gegevensvoorziening. Daarbij kunnen gemeenten ook een visie ontwikkelen op het principe 'oud naast nieuw' en bepalen welke historische gegevens daadwerkelijk hoeven te worden gemigreerd.
De organisatie voor te bereiden, door rollen, verantwoordelijkheden en governance in te richten die passen bij een informatievoorziening gebaseerd op Common Ground en de collectieve voorziening.
Medewerkers op te leiden en nieuwe competenties te ontwikkelen, zodat kennis ontstaat over gegevensgericht werken, procesmodellering, architectuur, leveranciersregie en de toepassing van landelijke standaarden.
Samenwerking met leveranciers vorm te geven, door de landelijke aansluitvoorwaarden mee te nemen in aanbestedingen, contractverlengingen en periodieke leveranciersgesprekken.
Actief deel te nemen aan de gemeentelijke community, door kennis en ervaringen uit te wisselen, bij te dragen aan de ontwikkeling van standaarden en implementatieaanpakken en gebruik te maken van ervaringen van andere gemeenten.