Veranker Common Ground in beleid

Als gemeente wil je wendbaar zijn, toekomstgericht en grip houden op proces en uitvoering. En daar zit precies de kracht van bestuurlijke verankering. Zodra de gemeenteraad of het college besluit om Common Ground op te nemen in de digitaliseringsvisie (of in een ander strategisch document) komt de transitie echt in een hogere versnelling. Vanaf dat moment kun je bij keuzes en uitvoering steeds teruggrijpen op dat besluit: dit is onze koers, dit hebben we samen afgesproken.

Maar hoe leg je die visie goed vast in beleid? En hoe zorg je dat het niet een abstract verhaal blijft, maar echt aansluit bij wat er in jouw organisatie speelt? Daarvoor heeft de werkgroep i-visie tekstblokken gemaakt. Handige halffabricaten die je kunt opnemen in je digitaliseringsvisie of als paragraaf in een ander beleidsstuk.

We hebben daarbij bewust gekozen voor verschillende invalshoeken: dienstverlening, datasoevereiniteit, regie op data, kostenbeheersing en wendbaarheid. Waarom? Omdat elke doelgroep binnen de gemeente er anders in zit. De gemeentesecretaris kijkt naar bestuurlijke wendbaarheid, een CIO of informatiemanager naar datasoevereiniteit, en een financieel directeur naar kosten en grip. En medewerkers in de uitvoering willen vooral dat dienstverlening sneller en eenvoudiger wordt. Door deze invalshoeken te gebruiken kun je het verhaal op verschillende manieren presenteren, passend bij de vragen en belangen in jouw organisatie.

De teksten zijn dus niet bedoeld als eindproduct, maar als bouwblokken. Je kunt er (met een AI prompt of met een eigen vlotte pen) een versie van maken die past bij jouw organisatie. Daarna kun je er verschillende oplegnotities mee schrijven, zodat de visie echt landt bij bestuur, management en medewerkers. Zo ontstaat er niet alleen een koers op papier, maar een gedragen verhaal dat aansluit bij iedereen die ermee aan de slag moet.

Dienstverlening

Deze invalshoek is relevant zodra het college inzet op een moderne en betrouwbare gemeentelijke dienstverlening. Bijvoorbeeld wanneer het belangrijk is dat inwoners en ondernemers via elk kanaal – online, telefonisch of aan de balie – dezelfde zorgvuldige service ervaren. Als er waarde wordt gehecht aan één keer gegevens aanleveren, meer regie voor de burger en een overheid die proactief meedenkt. En vooral: wanneer vertrouwen, veiligheid en toegankelijkheid als fundament van de dienstverlening worden gezien.​

Doelgroep: college, management, adviseurs​

Perspectief van de doelgroep:

• Omnichannel dienstverlening.
• Hergebruik van data en informatie.
• Hogere efficiëntie en klantgerichtheid door uniforme systemen.
• Focus op innovatie en wendbaarheid met moderne ICT.
• Verbetering van interne processen en gebruikerservaring

Voorbeeldtekst:

Als inwoner verwacht je dat je gemeente je kent en begrijpt. Niet drie keer hetzelfde formulier invullen, maar één keer gegevens doorgeven en erop kunnen vertrouwen dat die veilig en correct worden gebruikt. Dat beeld van gemak, snelheid en betrouwbaarheid is precies waar de druk op gemeenten groeit. Het vraagt om een informatievoorziening en ICT-infrastructuur die flexibel meebeweegt, toekomstbestendig is en volledig in dienst staat van inwoners en ondernemers.

Common Ground helpt ons om die omslag te maken. Het principe is eenvoudig maar krachtig: gegevens worden eenduidig vastgelegd en vervolgens hergebruikt. Zo ontstaat een fundament voor omnichannel dienstverlening, waarbij inwoners en ondernemers via telefoon, e-mail, chat of sociale media dezelfde betrouwbare antwoorden krijgen. Hun gegevens zijn altijd toegankelijk in een persoonlijke MijnGemeente-omgeving, wat zorgt voor transparantie en meer regie voor de burger. Dit levert niet alleen snellere processen en betere bescherming van persoonsgegevens op, maar maakt ook proactieve dienstverlening mogelijk. We kunnen inwoners gericht ondersteunen, meedenken en handelen op het juiste moment. Dat verhoogt de tevredenheid en maakt de interactie met de overheid waardevoller.

Daar komt bij dat we met de ontwerpprincipes van NL Design toewerken naar één herkenbare overheidsbeleving. Of iemand nu online inlogt of aan de balie staat, het voelt vertrouwd, toegankelijk en betrouwbaar. Standaard interactiepatronen en herkenbare digitale omgevingen versterken niet alleen het vertrouwen van inwoners, maar ook de effectiviteit van onze eigen dienstverlening.

Door te investeren in Common Ground en NL Design creëren we samen een moderne, toegankelijke en efficiënte overheid. Een overheid die inwoners centraal stelt, wendbaar is en klaar voor de toekomst.

Doelgroep: Raad

Perspectief van de doelgroep:

• Betrouwbare en toegankelijke overheid via alle kanalen.
• Burgers verwachten een moderne en veilige dienstverlening.
• Gemeente moet proactief en efficiënt kunnen ondersteunen.
• Vertrouwen en klanttevredenheid zijn doorslaggevend
• Regie (en selfservice) bij de burgers zelf

Voorbeeldtekst:

Inwoners en ondernemers verwachten van hun gemeente dat dienstverlening betrouwbaar, veilig en toegankelijk is. Dat geldt zowel voor digitale kanalen als voor telefonische en fysieke contacten. Deze verwachting vraagt om een moderne, flexibele en toekomstbestendige informatievoorziening en ICT-infrastructuur die gericht is op de daadwerkelijke behoeften van inwoners en ondernemers. De aanpak Common Ground biedt hiervoor een stevig fundament. Kern is dat informatie eenmalig wordt vastgelegd en meervoudig kan worden gebruikt, zowel binnen de eigen organisatie als in samenwerking met andere partijen. Voor inwoners en ondernemers betekent dit dat zij via hun persoonlijke MijnGemeente-omgeving eenvoudig toegang krijgen tot hun gegevens en lopende zaken. Dit resulteert in transparantie, snellere afhandeling en een hogere mate van regie voor de burger. Het hergebruik van gegevens maakt bovendien proactieve dienstverlening mogelijk: inwoners worden ondersteund met passende informatie of acties nog voordat zij zelf een verzoek indienen. De ontwerpprincipes van NL Design versterken deze beweging door te zorgen voor één herkenbare overheidsbeleving. Gestandaardiseerde interactiepatronen en een consistente vormgeving vergroten de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid. Voor inwoners betekent dit vertrouwen in de dienstverlening; voor de organisatie betekent het efficiëntere processen en effectievere uitvoering. Door te investeren in Common Ground en NL Design wordt een belangrijke stap gezet naar een overheid die toekomstbestendig is, publieke waarden borgt en inwoners en ondernemers op een eigentijdse manier ondersteunt.

Kostenbeheersing

Deze invalshoek is relevant zodra de stijgende ICT-uitgaven voelbaar worden binnen de gemeentelijke begroting en keuzes over prioriteiten steeds scherper moeten worden gemaakt. Wanneer afhankelijkheid van leveranciers leidt tot oplopende kosten en beperkte flexibiliteit, biedt het perspectief van kostenbeheersing met Common Ground houvast. Het helpt om richting te geven aan investeringsbesluiten, om inzichtelijk te maken waar structurele besparingen mogelijk zijn en om draagvlak te creëren voor samenwerking en hergebruik van oplossingen. Daarmee wordt duidelijk hoe digitalisering niet alleen een kostenpost is, maar ook een kans om middelen slimmer en duurzamer in te zetten.

Doelgroep: college, management, adviseurs​

Perspectief van de doelgroep:

• Grip op kostenontwikkeling via modulaire architectuur.
• Schaalvoordelen en gebundelde expertise drukken kosten.
• Minder afhankelijkheid van leveranciers verlaagt risico’s.
• Investeren in duurzame en herbruikbare systemen

Voorbeeldtekst:

De uitgaven aan ICT stijgen al jaren en drukken steeds zwaarder op de gemeentelijke begroting. Een belangrijk knelpunt is dat gemeenten nauwelijks zeggenschap hebben over deze kosten, omdat zij sterk afhankelijk zijn van leveranciers. Huidige softwaresystemen zijn vaak alles-in-één oplossingen waarin processen, dataopslag en koppelingen met andere applicaties met elkaar zijn verweven. Dit maakt overstappen naar andere aanbieders ingewikkeld en duur, waardoor concurrentie nauwelijks een rol speelt en kosten blijven oplopen.

Met de principes van Common Ground ontstaat een ander perspectief. Door applicaties en data los te koppelen en te werken met open standaarden wordt de gemeente minder afhankelijk van afzonderlijke leveranciers. De modulaire opbouw van systemen maakt het mogelijk om gerichter en goedkoper aanpassingen door te voeren, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wet- en regelgeving. Daarnaast kunnen oplossingen die eenmaal zijn ontwikkeld – vaak in open source – door alle gemeenten worden gebruikt. Dit bundelt expertise en voorkomt dat elke gemeente opnieuw moet investeren in vergelijkbare systemen.

Deze aanpak leidt aantoonbaar tot lagere kosten. Na een initiële investering laten berekeningen zien dat de ICT-uitgaven met de Common Ground-werkwijze gemiddeld zo’n 35 procent voordeliger uitvallen dan in de huidige situatie. Daarmee wordt niet alleen de financiële druk verlicht, maar ontstaat er ook ruimte om middelen in te zetten voor innovatie en het verbeteren van dienstverlening.

Kostenbeheersing is zo niet langer een achterhoedegevecht, maar een kans om samen met andere gemeenten een duurzame en betaalbare digitale basis te bouwen die de bestuurlijke verantwoordelijkheid versterkt en inwoners ten goede komt.

Doelgroep: Raad

Perspectief van de doelgroep:

• Uitgave van gemeenschapsgeld (ICT-kosten) moet transparant en beheersbaar zijn.
• Raad ziet stijgende kosten als risico voor publieke investeringen.
• Toekomstbestendige oplossingen waarborgen publieke middelen.

Voorbeeldtekst:

De uitgaven aan ICT groeien ieder jaar en leggen een steeds groter beslag op de gemeentelijke middelen. Een belangrijke oorzaak is de sterke afhankelijkheid van leveranciers. In de huidige situatie zijn processen, data en koppelingen vaak volledig geïntegreerd in hun applicaties, waardoor overstappen naar een andere oplossing vrijwel onmogelijk is. Dit beperkt de zeggenschap van gemeenten en houdt de kosten hoog.

De principes van Common Ground bieden een uitweg. Door te werken met open source wordt software één keer ontwikkeld en vervolgens door alle gemeenten gebruikt. Dat voorkomt dat elke gemeente afzonderlijk dezelfde investeringen doet. De modulaire opbouw van systemen zorgt er daarnaast voor dat aanpassingen bij bijvoorbeeld wetswijzigingen kleiner en dus goedkoper zijn. Hoogwaardige kennis kan op deze manier collectief worden benut, in plaats van versnipperd en tegen hoge kosten per gemeente te worden ingekocht.

Na een initiële investering laten doorrekeningen zien dat de ICT-kosten met de Common Ground-werkwijze gemiddeld zo’n 35 procent lager uitvallen dan in de huidige situatie. Daarmee ontstaat ruimte om publieke middelen efficiënter in te zetten en tegelijkertijd te bouwen aan een toekomstbestendige digitale infrastructuur die beter aansluit bij de behoeften van inwoners en ondernemers.

Digitale autonomie

Deze invalshoek is relevant zodra de vraag opkomt hoeveel zeggenschap de gemeente zelf heeft over haar digitale infrastructuur en de gegevens van inwoners en ondernemers. Wanneer afhankelijkheid van leveranciers leidt tot beperkte controle en risico’s voor transparantie, privacy en bestuurlijke slagkracht, biedt het perspectief van digitale autonomie met Common Ground houvast. Het helpt om duidelijk te maken hoe gemeenten grip houden op data, hoe publieke waarden beter beschermd worden en hoe lokale beleidskeuzes ook digitaal kunnen worden verankerd. Daarmee wordt autonomie niet alleen een technische kwestie, maar een strategische randvoorwaarde voor vertrouwen, democratische controle en toekomstbestendig bestuur.

Doelgroep: college, management en adviseurs

Perspectief van de doelgroep:

• Invulling geven aan maatschappelijke en politieke verantwoordelijkheid.
• Minder afhankelijkheid van leveranciers en meer regie op uitvoering.
• Belangrijk: beheersbaarheid, flexibiliteit en uitvoerbaarheid.
• Focus op regie, compliance en toekomstbestendigheid

Voorbeeldtekst:

Digitale autonomie betekent dat de gemeente zelf verantwoordelijkheid draagt voor de gegevenshuishouding en de digitale infrastructuur. Dit vraagt om systemen die transparant, beheersbaar en onafhankelijk zijn ingericht. Door te kiezen voor de principes van Common Ground en te werken met open standaarden blijft de regie bij de gemeente en kan het college zijn bestuurlijke verantwoordelijkheid waarmaken.

Common Ground vermindert de afhankelijkheid van leveranciers en vergroot de keuzevrijheid. De modulaire architectuur maakt het mogelijk om sneller en goedkoper wijzigingen door te voeren en om beveiligings- en privacymaatregelen consistent toe te passen. Dit geeft de ruimte om beleid effectiever af te stemmen op maatschappelijke en politieke behoeften. Bovendien levert samenwerking tussen gemeenten schaalvoordelen op bij innovatie, inkoop en uitvoering. Zo wordt de digitale transformatie beheersbaar en toekomstbestendig, terwijl het vertrouwen van inwoners in hun overheid wordt versterkt.

Doelgroep: Raad

Perspectief van de doelgroep:

• Behouden van bestuurlijke autonomie en controle over gemeentelijke data.
• Democratische legitimiteit en transparantie staan centraal.
• Raad wil zeggenschap behouden over digitale keuzes.
• Voorkomen van afhankelijkheid (externe partijen, Big-tech).

Voorbeeldtekst:

Voor de gemeenteraad staat bij digitale autonomie de bestuurlijke zeggenschap centraal. Het gaat om transparantie over waar gegevens zich bevinden, onder welke voorwaarden ze worden gebruikt en wie er toegang toe heeft. Gemeentelijke regie op data en infrastructuur maakt het mogelijk om democratische controle uit te oefenen, grondrechten te beschermen en vertrouwen te waarborgen.

Common Ground versterkt deze autonomie door gegevens centraal en gestandaardiseerd op te slaan en te werken met open standaarden. Hierdoor ontstaat meer inzicht in datastromen en wordt het eenvoudiger om toezicht te houden, beleid te controleren en het college ter verantwoording te roepen. Tegelijkertijd wordt de invloed van grote leveranciers en internationale partijen beperkt, waardoor publieke waarden beter geborgd blijven. Digitale autonomie is daarmee een essentiële voorwaarde om de raad in staat te stellen zijn controlerende en kaderstellende rol ook in het digitale domein effectief te vervullen.

Regie op data

Deze invalshoek is relevant zodra het college het belangrijk vindt dat de gemeente zelf de regie houdt over haar data. Wanneer jullie niet afhankelijk willen zijn van leveranciers, maar zelfstandig en bewust willen bepalen hoe gegevens worden gebruikt en beschermd. Als digitale autonomie, flexibiliteit bij nieuwe wetgeving en maatschappelijke vraagstukken, én veilig maar toegankelijk datagebruik hoog op de agenda staan, biedt Common Ground hiervoor de juiste basis.

Doelgroep: college, management, adviseurs​

Perspectief van de doelgroep:

• Verantwoordelijk voor de uitvoering rond toegang, gebruik en bescherming van data.
• Actuele en betrouwbare data ondersteunt moderne dienstverlening.
• Kwaliteitsborging van data is randvoorwaardelijk voor alles wat data gestuurd is en moet worden.

Voorbeeldtekst:

Regie op data houdt in dat de gemeente zelf zeggenschap heeft over toegang, gebruik en beheer van gegevens, zonder structurele afhankelijkheid van externe leveranciers of partijen. Daarmee blijft de verantwoordelijkheid waar zij hoort: bij de gemeente zelf.

De inzet van Common Ground en open standaarden versterkt deze digitale autonomie. Het verkleint de afhankelijkheid van derden en maakt het mogelijk om maatschappelijke, politieke en operationele verantwoordelijkheden op een robuuste manier in te vullen. Gemeenten behouden zo grip op hun gegevens én op de manier waarop die worden ingezet.

De modulaire architectuur van Common Ground zorgt bovendien voor flexibiliteit. Processen en dienstverlening kunnen sneller worden aangepast aan nieuwe wet- en regelgeving of veranderende maatschappelijke behoeften, zonder dat telkens hele systemen vervangen hoeven te worden.

Gegevens zijn in dit model niet alleen beter beschermd tegen misbruik, maar ook eenduidig en veilig toegankelijk. Dat maakt het mogelijk om beleid en dienstverlening te baseren op actuele, betrouwbare en goed ontsloten data: een essentiële voorwaarde voor een moderne en wendbare overheid.

Doelgroep: Raad​​

Perspectief van de doelgroep:

• De overheid moet verantwoordelijkheid over data zelf houden.
• Betrouwbare digitale basis waarborgt publieke waarden.
• Gegevens van bewoners en bedrijven moet veilig en toegankelijk zijn en blijven

Voorbeeldtekst:

Regie op data betekent dat de gemeente zelf de verantwoordelijkheid houdt over toegang, gebruik en beheer van gegevens, zonder structurele afhankelijkheid van externe leveranciers of andere partijen.

De aanpak Common Ground en het gebruik van open standaarden versterken deze autonomie. Dit verkleint de afhankelijkheid van derden en maakt het mogelijk om maatschappelijke, politieke en operationele verantwoordelijkheden volledig en zorgvuldig te vervullen.

Gegevens zijn daarmee niet alleen beter beschermd tegen misbruik, maar ook op een gestandaardiseerde en veilige manier beschikbaar voor beleid en dienstverlening. Zo ontstaat een betrouwbare en toekomstbestendige digitale basis die publieke waarden waarborgt.

Wendbaarheid

Deze invalshoek is relevant wanneer de gemeente geconfronteerd wordt met snelle veranderingen in wetgeving, maatschappelijke opgaven of verwachtingen van inwoners. Op die momenten is het cruciaal om wendbaar te zijn en niet afhankelijk te blijven van de snelheid en keuzes van leveranciers. Met Common Ground kan de gemeente laten zien hoe modulair werken en gezamenlijke ontwikkeling leiden tot meer flexibiliteit en slagkracht.

Doelgroep: college, management, adviseurs​

Perspectief van de doelgroep:

• Wendbare projectaanpak (agile) voorkomt vertragingen en verhoogt productiviteit.
• Flexibel inspelen op veranderende wetgeving en beleid.
• Voorwaarde voor innovatie .
• Flexibiliteit bij veranderende wet- en regelgeving .
• Sterker opdrachtgeverschap naar leveranciers

Voorbeeldtekst:

De samenleving verandert in hoog tempo en verwacht dat gemeenten daarin meebewegen. Nieuwe wet- en regelgeving, maatschappelijke vraagstukken die zich aandienen en veranderende verwachtingen van inwoners en ondernemers maken dat flexibiliteit en snelheid steeds belangrijker worden. Toch is die wendbaarheid in de huidige situatie beperkt. Gemeenten zijn sterk afhankelijk van de keuzes en het tempo van leveranciers en kunnen niet zomaar overstappen wanneer ontwikkelingen daarom vragen.

De ICT-opzet van Common Ground doorbreekt dit patroon. Door modulair te werken met losse componenten ontstaat meer regie en zeggenschap. Gemeenten bepalen zelf de richting en het tempo van ontwikkeling en kunnen sneller inspelen op veranderingen zonder dat complete systemen hoeven te worden vervangen. Deze opzet maakt het mogelijk om nieuwe functionaliteiten toe te voegen of bestaande processen aan te passen met minder risico’s en lagere kosten.

Het gezamenlijke karakter van Common Ground versterkt deze wendbaarheid verder. Door als gemeenten samen componenten te ontwikkelen en door te ontwikkelen, worden middelen en kennis gebundeld. Dat levert schaalvoordeel op, verlaagt de kosten en zorgt ervoor dat innovaties sneller en breder beschikbaar komen. Daarmee ontstaat een digitale infrastructuur die niet alleen betrouwbaar en betaalbaar is, maar bovenal wendbaar genoeg om de dynamiek van samenleving en wetgeving bij te houden.

Doelgroep: Raad

Perspectief van de doelgroep:

• Gemeente moet snel inspelen op maatschappelijke veranderingen.
• Wendbaarheid is cruciaal voor behoud van maatschappelijk vertrouwen.
• Raad wil zekerheid dat gemeente adequaat kan reageren.
• Moderne en betrouwbare dienstverlening die aansluit bij de tijdsgeest

Voorbeeldtekst:

De samenleving verandert in hoog tempo en inwoners en ondernemers verwachten dat de gemeente snel kan meebewegen. Of het nu gaat om nieuwe wetgeving, actuele maatschappelijke vraagstukken of hogere eisen aan dienstverlening: de gemeente moet steeds in staat zijn om adequaat te reageren en actuele oplossingen te bieden.

De ICT-opzet van Common Ground maakt dit mogelijk. Door modulair te werken met losse componenten blijft de regie bij de gemeenten zelf. Gemeenten zijn opdrachtgever, bepalen de koers en zijn niet langer afhankelijk van de snelheid of keuzes van leveranciers.

Doordat deze componenten gezamenlijk worden ontwikkeld en doorontwikkeld, ontstaat schaalvoordeel. Voor aanzienlijk lagere kosten wordt zo een veel grotere flexibiliteit en aanpassingsvermogen bereikt. Daarmee ontstaat een digitale basis die toekomstbestendig is en waar afzonderlijke gemeenten alleen niet in zouden kunnen voorzien.