Werkvormen: denken en doen in het werkproces

Denken en doen
Deze blog bekijkt werkvormen vanuit de aspecten denken en doen in de uitvoering. Dat blijkt een leuke manier om al die varianten op rij te zetten.
Goed besef van de begrippen omtrent werk is ook nodig voor de opzet van een Gemeentelijk Gegevenswoordenboek, dat ondersteunend wil zijn aan de informatiehuishouding van de overheid en bijdraagt aan de samenwerking in het ecosysteem voor software-ontwikkeling.

Werkvormen

"Werk" gebruiken we als algemene term voor de verzameling van activiteiten en handelingen, die als geheel een resultaat opleveren. Werk heeft een functie: iets veranderen in de werkelijkheid. Invoer -> proces -> uitvoer. Werk heeft resources voor de handelingen, zoals mensen, machines, gebouwen, computers. Er zijn fysieke materialen die de bewerking ondergaan (hout, water), maar ook virtuele objecten (data, beeldvorming, wetten).

Systeem
Voor het uitvoeren van werk is er altijd een bepaalde vorm nodig. Een persoon of machine of een combinatie van mensen en middelen. Zo'n complexer "systeem" heeft een bepaalde vorm, die ontworpen, gebouwd en geïmplementeerd is. Het systeem in werking is het proces. Het systeem heeft een functie, het potentiële doel of resultaat dat pas behaald wordt nadat het succesvol in werking is geweest.

Werkvormen
Afhankelijk van aard, omvang en complexiteit van het proces, zijn er in de loop van de tijd passende werkvormen ontstaan. Denk aan zaakgericht of projectmatig werken of aan beleidsontwikkeling.
Al de werkvormen hebben een aantal kenmerken die gelijksoortig zijn, zoals naam, begin- en einddatum, verantwoordelijken, voortgang en eindproduct (generalisatie). Daarnaast zijn er per werkvorm ook veel verschillende kenmerken, b.v. budget bij een project, locatie bij een evenement of aanvrager bij een zaak (specialisatie).

Denken en doen
Werk kan heel overzichtelijk en routinematig zijn (verkoop in een winkel). Of voldoende kaders hebben om herhaalbaar en rechtmatig uit te voeren (vergunningverlening). De nadruk ligt op doen, vaak in grote aantallen.
Ander werk steunt op veel kennis en ervaring van de uitvoerenden (geneeskunde) of om een combinatie van snel denken en doen (brandweer). Bij de meer strategische of creatieve werkvormen is er veel denkwerk nodig over de juiste aanpak of oplossing (beleidsontwikkeling, visievorming).

Strikt, Agile, LEAN
Voor belangrijke zaken zijn er STRIKTE werkwijzen ontwikkeld, zoals voor de besluitvorming bij de overheid (Tweede Kamer, Gemeenteraad).
Bij veel onzekerheid over het eindresultaat is er behoefte aan denken (onderzoeken, ontwerpen) waar een AGILE aanpak (productoptimalisatie) goed bij past.
Bij bekende werkgebieden is het efficiënter om vooral te doen (uitvoeren, bouwen, maken, implementeren) en om een LEAN aanpak (procesoptimalisatie) te gebruiken.

Overzicht werkvormen
In onderstaande tabel staan veel voorkomende werkvormen opgesomd. Bij een "werk" is er een balans tussen denken en doen. De tabel geeft weer waar de accenten liggen per werkvorm. Score 10 is hoge onzekerheid over het resultaat, score 1 is volop routine. De scores zijn indicatief en gevoelsmatig gekozen. Ook de werkvormen zijn in zekere mate arbitrair gekozen en ter inspiratie. De aanpak varieert geleidelijk van strikt naar flexibel (agile) naar optimalisatie (lean).

NB. Bij sommige werkvormen is het zowel denken als doen, weergegeven door x....x, bijvoorbeeld de hamerstukken versus grote dilemma's in raadsvergaderingen. Of eerst snel denken en dan snel handelen bij calamiteiten.

Werkmodel en actormodel

Betrokken personen en actoren
Afhankelijk van het werk zijn er meer of minder personen bij betrokken. Als individuele burger of klant, maar ook als actor, dus als een handelend persoon in een functie namens een organisatie of groep.
Bij veel regulier werk is vooral degene die het uitvoert in beeld. Schoonmaker, schilder, laborant. Ander werk heeft een sterke persoonlijke interactie, zoals verkoper-koper. Of kent een initiële afspraak tussen organisaties middels een servicecontract, waarna uitvoering door een wisselend aantal anderen plaatsvindt. Soms is er sprake van groepen van personen die samenwerken, bij projecten of software-ontwikkeling. En bij grote vraagstukken van de stad of bij landelijk beleid zijn grote aantallen organisaties en burgers betrokken.

Standaardisatie
Voor diverse werkvormen zijn "werkmodellen" en werkmethoden beschikbaar, als best practice of gestandaardiseerd door abstractie en typering van succesvolle werkprocessen.

Relatie met actormodel
Het actormodel beschrijft de samenhang tussen de objecttypen persoon, functie, groep (organisatie) als een actor. Het model kan gebruikt worden om de betrokkenheid van actoren bij het werk meer universeel af te beelden.

Het actormodel is dan ook heel praktisch bruikbaar bij de verschillende werkvormen. Voorbeelden van actoren gekoppeld aan specifiek werk zijn talrijk:

• de teamleden van een project
• de betrokkenen bij een raadsvoorstel (portefeuillehouder, directeur, ambtenaar als auteur)
• raadsleden gedurende een bepaalde raadsperiode
• de gremia bij regionale samenwerking
• de deelnemers aan een participatietraject
• een innovatiegroep voor een bepaalde API
• het netwerk van open source ontwikkelaars
• de ketenpartners bij een zorgstelsel
• de marktpartijen bij vernieuwing van een stadsdeel
• de tijdelijke projectmedewerkers van VNGrealisatie
• de behoefte aan een API voor "medewerker" bij zaakgericht werken
• etc

Basisregistraties en schema's zoals schema.org en Popolo hebben eveneens veel kenmerken die ook in het actormodel staan. Bijvoorbeeld organisaties, contactpersonen, collegeleden, auteurs, etc. maar vaak met verschillende notaties of betekenis. De uitdaging is om daar optimaal gebruik van te maken en de juiste mappings te herkennen.

Vervolg

Nu we actor en werk hebben verkend, kijken we in een volgende blog naar informatie en de relatie met data, kennis en ontologie aan de hand van dit schema: