Verslag Common Ground Board 7 juli 2023

Track: Programmamanagement 
Datum: 11-07-2023

Bijlage: 
 
Aanwezig: Henk Mensink, Constance Boogers, Jeroen Heerkens, Theo Timmermans, Tino de Velde, Sandra van Wijngaarden (programma manager), Anoek Zijderveld (verslag)

Aanwezig bij agendapunt 6: Lin Heilbron

Afwezig: Willem Geessink,

1 Welkom, opening, agenda

De voorzitter opent de vergadering, en heet eenieder welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2 Verslag Common Ground Board 16/06/2023 
Op pagina 1 van het verslag staat een spelfout. Het verslag wordt, met inbegrip van deze wijziging, vastgesteld.

De board vraagt aandacht voor opvolging van acties n.a.v. de presentatie van de stand van zaken vanuit de verschillende tracks, en hecht eraan deze te volgen. Bijvoorbeeld m.b.t. het document over architectuur. Deze wordt aan de actielijst toegevoegd (actie 4). Daarnaast wordt het belang van opvolging geven aan het gesprek met Mark Vermeer vastgesteld. Dit is een activiteit binnen de programma aanpak.

De werkwijze m.b.t. het openbaar maken van stukken wordt binnen het programma uitgewerkt. Eerste stap is agenda en verslag op de website commonground.nl. (Actie 5).

De afspraak wordt gemaakt dat wanneer boardleden niet aanwezig kunnen zijn tijdens de board vergadering, zij hun opmerkingen kunnen sturen naar de board ondersteuning. De ingebrachte mail wordt dan verdergezet zodat de input beschikbaar is tijdens de vergadering. (Besluit 1).

3 Kwartaalrapportage Q2 
De belangrijkste constatering is dat het programma t.o.v. de in de Programma Aanpak opgenomen planning flink is vertraagd. Dit heeft o.a. te maken met het later starten dan gepland. Capaciteit en middelen zijn niet volledig toegekend, en komen niet overeen met de ambitie.

Daarnaast is de inzet van twee trackleiders onzeker. Er worden gesprekken gevoerd met enkele gemeenten over inzet. Grootste knelpunt qua capaciteit heeft momenteel betrekking op de track Kaderstelling en architectuur.

De board spreekt over het verschil tussen de huidige Programma Aanpak, en een volledig uitgewerkt meerjarig programmaplan incl. duiding van middelen. Het is belangrijk om tot die tijd focus te kiezen. In het huidige half jaar zou deze meer moeten liggen op inzichtelijk maken van het portfolio en het betrekken van middelgrote en kleine gemeenten. Kaderstelling en architectuur zou vanuit individuele vraagstukken aangevlogen kunnen worden. In het meerjarig programmaplan dienen ook verantwoordelijkheden scherper in beeld te zijn tussen het programma en bijvoorbeeld VNG, gemeenten, ketenpartners en leveranciers. Gedeeltes van de huidige opdracht zijn tijdelijk, maar andere onderdelen zijn doorlopend. De vraag is hoe dit structureel aangepakt moet worden.

Het idee om alle koplopers bij elkaar te zitten wordt geopperd. Deze groep kan input geven voor een gerichter plan van aanpak. Naast het programma plan moeten we bedenken waar we de komende zes maanden aandacht aan moeten geven.

Het is wel van belang dat er in oktober/november een goed concept ligt voor de propositie voor het GGU-fonds. Dit kan een onderwerp zijn tijdens de heidag. Het is de intentie om verbinding te maken met andere commissies. Daarnaast is het van belang om een jaar na de meerdaagse te kunnen reflecteren over wat we hebben gedaan.

Het is voor gemeenten die buiten de eerste kring staan moeilijk om in te zien waar ze gelijk mee aan de slag kunnen. Het zou het komend half jaar van waarde kunnen zijn om in te zetten op de kracht van herhaling.

We moeten duidelijk en begrijpelijk maken wat er al bruikbaar is voor middelgrote en kleine gemeenten. Dit moet geïnventariseerd worden.

Samen met koplopers moet ook een manier worden uitgedacht om de werkwijze van het programma robuuster te maken. Bijvoorbeeld via poules van architecten vanuit de koploper gemeenten, dan is het minder afhankelijk van de persoon.

We spreken af dat de boardleden nagaan hoe meer capaciteit geleverd kan worden voor de track Architectuur en Kaders. Deze vraag zal o.a. worden uitgezet bij het CIO-beraad. Actie 9.

4 CBI (fase 1 onderzoek cloudtransitie) 
Er is twee jaar geleden een rapport over CBI (cloud based infrastructure) opgesteld door Solventa.  Destijds was er veel waardering onder de CIO’s. Door externe gebeurtenissen is dit echter niet opgepakt. Recentelijk is door VNG een nieuw onderzoek uitgevoerd.

Veel gemeenten zijn bezig met het op een andere manier beheren van de informatievoorziening met cloudtechnology. Er is behoefte aan een concreet platform. Het is onwenselijk dat dit vertraagt door de huidige onderzoeken. De onderzoeken zijn wel nodig evenals de manieren van ondersteuning, maar de uitvoering van de praktijk lijkt te vertragen door papierwerk. Mogelijk kan CBI onderdeel van het programma Common Ground zijn, onder het track beheer.

De afspraak wordt gemaakt dat vanuit het programma inzichtelijk wordt gemaakt (actie 7) wat precies nodig is, en hoeveel gemeenten hier mogelijk gebruik van maken. Kleine gemeenten kunnen ontzorgd worden. Te grote diversiteit qua implementatie is niet gewenst. Theo Timmermans biedt zijn hulp aan bij het evt. opstellen van de businesscase.

5 Invulling vacatures board en programma 
Dit agenda item is grotendeels al behandeld bij de voortgangsrapportage. Verdere discussie over invulling vacatures voor het programma wordt niet gevoerd. Volgende week staat een gesprek gepland over eventuele toetreding tot de board door een zevende boardlid.

6 Summer Event Terugblik 
De boardleden reflecteerden op een Summer Event met een goede sfeer, met een aantal nieuwe gezichten. De locatie leende zich voor een andere setting met andere gesprekken. Wat opviel was de grote betrokkenheid van bezoekers bij het onderwerp.

De informatiemarkt maakte alles wat concreter. Het benadrukte het belang van samenkomst, in grote of kleine gezelschappen. Het zou mooi zijn als dit structureel zou gebeuren. Er wordt nagedacht om dit regionaal aan te vliegen via kleinere events of door aan te sluiten bij al bestaande evenementen. Lin Heilbron zal dit meenemen in de bredere evenementen strategie. (Actie 6)

Deelnemers en sprekers worden ook gevraagd feedback te leveren.

7 Correspondentie koepels & Dimpact 
Op de agenda staat een brief van Dimpact over uitdagingen rondom de huidige status van Common Ground (sept 2022), een brief van de koepels uit maart 2023  en de antwoorden op deze brieven vanuit de VNG.

De board waardeert de uitgestoken helpende hand tot nadere samenwerking, en besluit deze verder in te vullen door met deze partijen afspraken te gaan maken om deze samenwerking concreet in te vullen (actie 8). Per partij wordt een boardlid benoemd die dit samen met de programma manager invult. De afspraken worden tevens in het programmaplan opgenomen.

Het laat betrokkenheid zien, ook andere organisaties nemen risico’s. Daarnaast laat het een ander beeld zien, organisaties leveren naast geld ook hun mensen. Het is nog wel de vraag hoe we andere gemeenten binnenkrijgen, behalve de koploper gemeenten en koepels die zich aanbieden. De koppeling naar maatschappelijke opgaven moet duidelijk zijn.

N.a.v. dit agendapunt geeft Sandra aan dat zij heeft gesproken met de product owner en een stuurgroeplid van GEM. Hun intentie is om vooruitlopend op het gereed zijn van een beheerorganisatie, in gesprek te gaan met Dimpact om te bezien of daar tijdelijk het beheer belegd kan worden. KIS is mogelijk een volgende toepassing waarbij deze lijn wordt gevolgd. De board geeft mee dit als een tussenstap/stepping stone te positioneren richting het eindbeeld.

8 Voorbespreking heidag- inventarisatie onderwerpen 
De heidag van de trackleiders en de common ground board is eind oktober ingepland. De dag is ruim gepland en kan eventueel worden verlengd naar de avond. Hierdoor is er ruimte om verschillende onderwerpen te behandelen en om gebruik te maken van ieders aanwezigheid. De inventarisatie van overige onderwerpen gebeurt tijdens de board vergadering in september.

9 Voortuitblik kalender 
De vooruitblikkende kalender loopt nu tot het einde van het jaar. Dit zou eigenlijk verder in de tijd moeten worden gepland, zeker voor fieldlabs die meerdere dagen in beslag nemen. Ook evenementen waar we ons ruim van tevoren voor moeten aanmelden moeten in de kalender verwerkt worden.

Het zou fijn zijn als het programmateam een advies geeft over of het wenselijk is dat boardleden aanwezig zijn op bepaalde events. Naar aanleiding van deze adviezen kunnen de boardleden ook beter worden verdeeld over de evenementen.

10 Werkbezoeken Leveranciers 
Er is een toedeling gemaakt van 2 boardleden per bezoek aan vier leveranciers en samenwerkingspartner Dimpact. De board stuurt aan op goede voorbereiding zodat concrete afspraken kunnen worden gemaakt hoe leveranciers bij gaan dragen aan Common Ground. De board vraagt aandacht voor het betrekken van overige leveranciers.

11 Rondvraag, sluiting 
In het CIO beraad is gesproken over het GGM, het Gemeentelijk Gegevensmodel. Hier bestaat de vraag of deze tot standaard kan worden verheven. Er wordt contact gezocht met het programma om de procedure te starten.

De voorzitter sluit de vergadering.

Actielijst

Nr.	Actie	Datum	Actiehouder	Status
1	Nader uitwerken capaciteitsvraag track beheer	16-6-2023	Sandra (Mathieu)	Open
2	Eindbeeld verder in beeld krijgen	12-5-2023	Sandra	Open
3	Herschrijven API-adviesraad	14-04-2023	Sandra (John)	Open
4	Afronden architectuurdocument strategische kaderstelling gemeenten in de digitale overheid	07-07-2023	Sandra (Theo)	Open
5	Werkwijze openbaarheid stukken verder uitwerken en dit uitvoeren. Stap 1: agenda en verslag.	07/07/2023	Sandra (Anoek)	Open
6	Evenementenstrategie uitwerken en advies schrijven voor aanwezigheid boardleden	07-07-2023	Sandra (Lin en Nicole)	Open
7	Notitie opstellen specificatie behoefte CBI	07-07-2023	Sandra	Open
8	Alle koepels worden verdeeld onder de boardleden. De boardleden zullen ism Sandra samenwerkingsafspraken maken.	07-07-2023	Boardleden	Open
9	Nagaan hoe capaciteit architectuur beschikbaar kan worden gemaakt.	07-07-2023	Tino en Constance	Open

Besluitenlijst

Nr	Besluit	Datum
1	Wanneer boardleden niet aanwezig kunnen zijn tijdens de boardvergadering kunnen zij hun input via de mail sturen. De input wordt dan behandeld tijdens de vergadering	07-07-2023
2	De heidag wordt verlengd met een diner richting de avond	07-07-2023