Verslag Common Ground Board 1 september 2023

Track: Programmamanagement 
Datum: 4-9-2023

Status: Vastgesteld

Aanwezig: Constance Boogers, Jeroen Heerkens (plaatsvervangend voorzitter), Theo Timmermans, Tino de Velde, Dennis Kerssens, Willem Geessink (vanaf agendapunt 4), Sandra van Wijngaarden (programma manager), Anoek Zijderveld (verslag) Aanwezig bij agendapunt 4: John Van Dijk. Aanwezig bij agendapunt 5: Mathieu Rutten

Afwezig: Henk Mensink

1 Welkom, opening, agenda

De plaatsvervangend voorzitter opent de vergadering en heet eenieder welkom, gevolgd door het wijzigen en vaststellen van de agenda. Agendapunten 4 en 5 worden omgedraaid. De vergadering wordt geopend met een voorstelronde n.a.v. het toetreden tot de board door Dennis Kerssens, CIO van de Gemeente Utrecht en tevens vertegenwoordiger van de G4.

2 Verslag Common Ground Board 10/7/2023 
Het verslag van de vergadering van 10 juli is reeds eerder vastgesteld. Er is een afspraak gemaakt dat na elke vergadering een boardlid wordt aangewezen die het verslag namens de Board vaststelt.  De vaststelling moet kort na de vergadering plaatsvinden zodat het verslag een week later op de website kan worden gepubliceerd.

De actiepunten worden doorgelopen.

• Actie 1 is verder uitgewerkt in het adviesrapport beheer en krijgt de status afgerond.

• Actie 2: Het document eindbeeld is opgesteld in het kader van het komen tot de keuze om Regie en Levering als beheerarrangement uit te werken. In het adviesrapport beheer is dit eindbeeld verder uitgewerkt. Het uitwerken van samenwerkingsvormen heeft verder geen toegevoegde waarde. Actie 2 wordt hiermee afgesloten. Naast het eindbeeld specifiek voor het beheer dient een breder eindbeeld te worden uitgewerkt. Sandra licht toe dat wordt gestart met het opstellen van een meerjarig programmaplan en business case. Onderdeel hiervan is een beschrijving van de huidige situatie, het eindbeeld en de weg om daar te komen. Een breder eindbeeld wordt verwerkt in het programmaplan. Tino helpt bij de totstandkoming van dit document en de specificatie van de vereisten (Actie 10 a+b) 
   
  Het eindbeeld en het bredere programmaplan zijn ook van belang voor het College van Dienstverleningszaken (CvD). Zij zouden deze informatie in de vorm van een propositie (2 A4 bestuurlijke taal, hoofdlijnen meerjarige financiën) graag al voor januari willen zien voor de oordeelsvorming. Het zou goed zijn om een programmaplan, al is het in grote lijnen, met het CvD te delen voor het einde van 2023. De stukken dienen dan 14 november afgerond te zijn. 
   
  Het programmaplan en het bijbehorende eindbeeld worden verder besproken tijdens de strategie dag eind oktober. Tijdens de volgende boardvergaderingen zal de programmamanager meer delen over de stappen die moeten worden genomen om richting het programmaplan te komen, evenals welke elementen hierin zullen terugkomen. Ook zal worden gekeken of alvast enkele richtinggevende besluiten kunnen worden voorgelegd (Actie 11). 
   
  Verder wordt er een digitale werkomgeving op Teams ingericht, zodat de board kan samenwerken voor dit type stukken (Actie 12).

• Actie 3: In een eerdere bijeenkomst van de begeleidingscommissie is besloten binnen de governance structuur van Common Ground geen formele API-adviesraad te benoemen. Betrokkenheid wordt geregeld middels een consultatieproces. Status actie: afgerond*.*

• Actie 4 staat gepland voor 22 september en staat dus nog open.

• Acties 5, 6, 7 en 8 staan op de agenda.

3 Consultatieproces

De Common Ground Board geeft aan het consultatieproces meer te willen richten op het vergaren van verbeteringen van de producten die ter consultatie staan. Zodat tijdens de consultatie verbetervoorstellen naar voren komen, evenals zaken die nog nadere uitwerking nodig hebben.

Daarnaast is er behoefte aan meer gelaagdheid in de manier van consulteren. Niet elk product(onderdeel) is geschikt om aan elke doelgroep voor te leggen voor consultatie. Een stroomschema zou hierbij kunnen helpen. Wat hierin verder zou helpen is meer duidelijkheid met wat er met ‘producten’ bedoeld worden. Bijvoorbeeld een product als een standaard, of een product als deliverable van het programma.

Opgemerkt wordt dat consultatie geen uitvlucht mag zijn om niet te participeren. Verduidelijkt zal worden dat doel van de consultatie niet is om 100% draagvlak te verkrijgen. Draagvlak is het resultaat van samenwerking die wordt afgesloten met een consultatie die als controlemiddel dient om te kunnen beoordelen of alles er voldoende in zit. Uitgangspunt blijft: de board beslist en gebruikt de resultaten van de consultatie als advies. Ten slotte moeten we achtzaam zijn op welke stukken we ter consultatie leggen en welke niet in verband met de grote belasting op het programmateam.

Het consultatie stuk wordt op basis van de bovenstaande feedback herschreven. Met name de bedoeling van consultatie zal explicieter worden beschreven. Hieraan wordt een stroomschema toegevoegd. Tijdens de volgende vergadering ligt het stuk ter vaststelling voor (Actie 13).

4 Adviesrapport inrichting beheer

In de vergadering van mei heeft de Board besloten om het beheerarrangement regie en levering verder uit te werken. Er ligt een stuk waarbij wordt voorgesteld om interactief te gaan werken aan het inrichten van beheer. Het gevraagde budget in het stuk betreft middelen die nog niet geregeld zijn. Er is een dag voor de verzending van de stukken een voorbespreking geweest waar enkele punten zijn geconstateerd die gezien de korte termijn niet zijn verwerkt in het adviesrapport, denk aan focus op laag 1 t/m 3 of breder, en betrokkenheid van kleine en middelgrote gemeenten.

De trekker van het adviesrapport geeft aan dat er graag op korte termijn geoefend wordt met regie en dat de beheergroep vervolgens wil kijken op basis van deze ervaringen hoe dit breder georganiseerd kan worden.

De Common Ground Board merkt op dat we op korte termijn expliciet moeten worden in wat gemeenten terugkrijgen voor het investeren in Common Ground. Het genoemde eindbeeld is eerder te zien als een ver doorgevoerde variant van één van de mogelijkheden. De board moet nog een knoop doorhakken over wat het daadwerkelijke eindbeeld is. Er moet ook worden uitgewerkt hoe we aan de gevraagde middelen moeten komen en in welke constructie we dat regelen. Dat geeft de board ook meer handvaten om de discussie goed te voeren. Zeker gezien de financiële onrust die speelt bij gemeenten richting 2026 moeten we een goed verhaal met een goede businesscase hebben (Actie 14).

Ook moet er rondom dit verhaal gekeken worden naar synergie. Bijvoorbeeld rondom de rol van Dimpact. We moeten kijken waar we gebruik kunnen maken van bestaande besturingen, dit kan ook geld besparen. Vanuit VNG wordt benoemd dat het belangrijk is om koplopers te ondersteunen met elkaar. Er is al gewerkt aan bredere betrokkenheid VNG tijdens de totstandkoming, er wordt nog gesproken of dit op alle aspecten voldoende vertaald kan worden. In de samenwerking moeten we elkaars krachten benutten. Daarnaast moeten we de strategie rondom dit stuk goed bepalen, hoe we dit goed richting collectieve besluitvorming kunnen brengen bijvoorbeeld en hoe we ervoor zorgen dat er voldoende budget komt. 
 
We kunnen indien nodig de governance structuur gebruiken en opschalen. Het ‘wicked problem’ met betrekking tot financiering moet worden voorgelegd aan bestuurders met een wervend verhaal hoe dit de dienstverlening helpt realiseren en wat er gebeurt als we dit niet doen. Dit vraagt pioniers met durf en een innovatieve mentaliteit. Dit is voor i-experts niet altijd even makkelijk en zolang iedereen autonoom wil blijven verandert er onvoldoende. Hierdoor is het behulpzaam om duidelijk te maken welke kostenposten (bijvoorbeeld bij Dimpact en koplopers) spelen en wat de geïnvesteerde gelden nu al aan maatschappelijke baten hebben opgebracht.

Daarnaast moet het voor gemeenten helder worden dat de dienstverlening bij bijvoorbeeld het ruimtelijk en sociaal domein niet goed meer kan worden geleverd als er niets gebeurt. Door het verhaal op deze manier te vertellen maken we ook duidelijk dat het probleem breder is dan alleen ICT. De urgentie wordt steeds groter en we moeten de boodschap overbrengen dat ook kleine gemeenten baat hebben bij Common Ground, doordat ze momenteel kwetsbaar zijn bijvoorbeeld rondom security.

Verder zijn er opmerkingen gemaakt over de schrijfstijl van het stuk. Het is relatief lang en technisch van aard, hierdoor minder geschikt voor besluitvorming op een bestuurlijke tafel.  De paarse tabel is bijvoorbeeld taal-technisch moeilijk te volgen**.** Besloten wordt het consultatie onderdeel van dit stuk verder te specificeren als gerichte consultatie, waarbij wordt opgemerkt dat de doelgroep vooral informatie architecten en CIO’s zijn. Van belang is om te kijken welk deel van het stuk dan wordt geconsulteerd.

De afspraak wordt gemaakt dat Sandra, Mathieu en Tino in een gesprek bezien hoe VNG verder wordt aangehaakt op de uitwerking van het rapport en de beheerwerkzaamheden (Actie 15b).

Verder wordt opgemerkt dat er mogelijk lessen kunnen worden getrokken over het tot stand komen van de beheerorganisatie van Dimpact. Dit kan in het komende bezoek worden verkend.

Besluitvorming op de gevraagde besluiten

1. Gevraagd: Akkoord op het gegeven eindbeeld. 
   Besluit: nog geen besluit, er moet in een breder perspectief naar worden gekeken.

2. Gevraagd: Akkoord op het formaliseren van de eerste stap inrichting van de regieorganisatie in de vorm van een samenwerking van koplopergemeenten en VNG Realisatie, het rode blok in voorgaande afbeelding) aan de hand van vier use cases. 
   Besluit: Akkoord met een nadere uitwerking voor de dekking van de running costs. 
   Als aandachtspunt wordt meegegeven dat er een gesprek dient te worden gevoerd met o.a. de VNG over hun betrokkenheid.

3. Gevraagd: Akkoord op het uitwerken van de vervolgfase. 
   Besluit: Semi Akkoord: er moet nog veel uitgewerkt worden, die richting wordt herkend. We vragen de trackleider volgende keer dat verder met ons te verkennen in combinatie met het bouwen aan onze propositie voor de kadernota 2024. 
   (Actie 16)

4. Gevraagd: Akkoord op het publiceren van de voorliggende stukken voor brede consultatie 
   Besluit: Dit is nu nog niet aan de orde. Er kan verder gewerkt worden aan de uitwerking Er moet eerst meer duidelijkheid komen over wat we en bij wie we gaan consulteren.

5. Advies aan de board om acties uit te zetten ten behoeve van de financiering van de exploitatie van de tussenstap (convenant) en het eindbeeld (verbonden partij) voor Regie en Levering van Common Ground. Dit punt wordt buiten de scope van het track Beheer opgepakt.

5 Briefing Werkbezoeken Leveranciers & Dimpact 
De board stelt het op prijs dat de gesprekken goed zijn voorbereid door de heldere vraagstelling. De tabel met de aanwezige boardleden per organisatie zal van een update worden voorzien, n.a.v. enkele meldingen over afwezigheid. N.a.v. de vraagstelling of de board ook inhoudelijke onderwerpen op de agenda zou willen hebben wordt aangegeven hier behoedzaam mee om te gaan, omdat dit ook een andere aanwezigheid van deelnemers vergt. Ook is er de wens om bij de gesprekken met Dimpact in te gaan op hun rol bij het invoeren van regie en levering.

De board heeft verder de wens om ook in gesprek te gaan met kleinere en nieuwere leveranciers binnen het Common Ground ecosysteem. Deze gesprekken zullen worden gevoerd en ingepland aansluitend aan deze eerste serie. Bij kleinere leveranciers is het zinvol om na te denken welk gesprekken gezamenlijk te voeren zijn.

6 Actie 7 CBI 
De resterende tijd is onvoldoende om dit agendapunt te behandelen. Gezien de urgentie m.b.t. agendering van dit punt in de taskforce wordt voor dit punt een schriftelijke ronde onder de boardleden gedaan (actie 17).

7 Actie 9 Capaciteit 
Dit agendapunt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering.

8 Actie 5 Werkwijze openbaarheid stukken 
Dit agendapunt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering.

9 Actie 6 Evenementenstrategie 
Dit agendapunt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering.

10 Actie 8 Samenwerking koepels 
Dit agendapunt is beperkt besproken. I.v.m. de voortgang van de afspraken in relatie tot het programmaplan wordt besloten om de afspraken met Dimpact, CIO beraad, VGS, VDP en FAMO in te plannen.

11 Demo en toelichting nieuwe website (fase 1) 
Dit agendapunt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering. 
 
12 Vaststellen openbare stukken 
Alleen het verslag wordt openbaar gepubliceerd.

13 Rondvraag, sluiting 
Sandra brengt het idee in om een werkbezoek naar Denemarken in te plannen. Denemarken heeft in de transformatie naar minder lokale overheden vanuit één Ministerie een open source/open standaarden platform neergezet met verplicht gebruik, wat lijkt op Common Ground. Dit is succesvol, en heeft ook een link met Europese componenten als e-wallet. Behalve inspiratie op dit onderwerp en geleerde lessen kan een werkbezoek ook een functie hebben op de relatie door als CG board, mogelijk met DT/MR VNG, Dimpact, enkele directies van leveranciers dit gezamenlijk te doen, en zo onderling de relatie te versterken. De board reageert positief, het idee wordt verder uitgewerkt (Actie 18). De suggestie wordt meegegeven in overweging te nemen de Denen hieruit te nodigen. Het beoogde effect van groepsvorming zal dan minder zijn.

Actielijst

Nr.	Actie	Datum	Actiehouder	Status
1	Nader uitwerken capaciteitsvraag track beheer	16-6-2023	Sandra (Mathieu)	Gereed
2	Eindbeeld verder in beeld krijgen	12-5-2023	Sandra	Gereed
3	Herschrijven API-adviesraad	14-04-2023	Sandra (John)	Afgevoerd
4	Afronden architectuurdocument strategische kaderstelling gemeenten in de digitale overheid	07-07-2023	Sandra (Theo)	Open
5	Werkwijze openbaarheid stukken verder uitwerken en dit uitvoeren. Stap 1: agenda en verslag.	07/07/2023	Sandra (Anoek)	Concept gereed voor bespreking
6	Evenementenstrategie uitwerken en advies schrijven voor aanwezigheid boardleden	07-07-2023	Sandra (Lin en Nicole)	Concept gereed voor bespreking
7	Notitie opstellen specificatie behoefte CBI	07-07-2023	Sandra (Mathieu)	Concept gereed voor bespreking
8	Alle koepels worden verdeeld onder de boardleden. De boardleden zullen i.s.m. Sandra samenwerkings-afspraken maken.	07-07-2023	Boardleden	Gereed
9	Nagaan hoe capaciteit architectuur beschikbaar kan worden gemaakt.	07-07-2023	Tino en Constance	Open
10	Het eindbeeld wordt verder uitgewerkt in het programmaplan (a). Tino helpt bij de totstandkoming van dit document en de specificatie van de vereisten (b).	01-09-2023	Sandra en Tino	Open
11	Opstellen proces om te komen tot een meerjarig programmaplan.	01-09-2023	Sandra	Open
12	Er wordt een digitale werkomgeving ingericht voor de board	01-09-2023	Sandra (Anoek)	Open
13	Het consultatieproces wordt aangepast en er wordt een stroomschema toegevoegd	01-09-2023	Sandra (Lin en Anoek)	Open
14	De Businesscase wordt verder uitgewerkt	01-09-2023	Sandra	Open
15	A Afspraak samenwerking B Afspraak samenwerking - De afspraak wordt gemaakt dat Sandra, Mathieu en Tino in een gesprek bezien hoe VNG verder wordt aangehaakt op de uitwerking van het rapport en de beheerwerkzaamheden.	01-09-2023	A Henk, Tino B Sandra, Tino	Open
16	Uitwerken van de vervolgfase Regie en Levering	01-09-2023	Sandra (Mathieu)	Open
17	Schriftelijke besluitvorming CBI uitzetten	01-09-2023	Sandra	Open
18	Uitwerken voorstel werkbezoek Denemarken.	01-09-2023	Sandra	Open

Besluitenlijst

Nr.	Besluit	Datum
1	Wanneer boardleden niet aanwezig kunnen zijn tijdens de boardvergadering kunnen zij hun input via de mail sturen. De input wordt dan behandeld tijdens de vergadering	07-07-2023
2	Akkoord op het formaliseren van de eerste stap inrichting van de regieorganisatie in de vorm van een samenwerking van koplopergemeenten en VNG Realisatie, het rode blok in voorgaande afbeelding) aan de hand van vier use cases.	01-09-2023