Sprintje trekken

Wat een bijzondere verrassing om een witte wereld aan te treffen. Het was stil buiten toen ik op pad ging. Zelfs de wind was vertrokken, toen ik over vers gevallen sneeuw richting trein liep om naar Utrecht te reizen. Het werd een reis met stilstaan en weer doorgaan, waardoor ik later dan gepland bij de Taskforce aansloot.

De rode draad van ons samen zijn, bleek al snel te de vraag hoe we stappen kunnen zetten die tot concrete verandering leiden. De buzz woorden deze vrijdag: werkprocessen, dienstverlening, data en gegevens, samen, standaardisering en Henk.

Dat laatste woord betreft natuurlijk Henk Mensink die deze week bekend maakte dat hij het stokje voor de zomer gaat overdragen als lid van de Taskforce, voorzitter van de Common Ground Board en uiteraard ook Gemeentesecretaris van Oss. Wij hebben hem mooi verrast met een sportieve en doelmatige bijdrage aan zijn toekomst. Hij nam het verrast in ontvangst en beloofde de laatste maanden flink door te trekken op een aantal onderwerpen.

Vandaag waren tevens aanwezig lid van College van Dienstverlening Erwin Stolk en 2 collega’s van Divosa (Marco Does en Allet Dopmeijer) om te ervaren waar de Taskforce mee bezig is en welke bijdrage zij kunnen toe voegen. Dat bleek na 5 uur samen werken aan oplossingen zoeken voor ons gemeentelijk speelveld, naar meer te smaken. Onze Taskforce blik groeit, want wisdom of de crowd brengt samenwerken verder.

Common Ground

Een terugkerend thema voor de Taskforce is natuurlijk de Common Ground, waarbij programmamanager Sandra van Wijngaarden de stand van onze propositie voor het GGU 2025 toegelicht heeft en tevens mee nam in de vooruitblik van de kwanti- en kwalitatieve doorkijk die daar bij hoort (betere titel dan businesscase). Op dit moment loopt nog de laatste validatie ronde met gemeenten, leveranciers en ketenpartners, zodat we een stevige basis eronder kunnen leggen. Met een duiding van kansen en risico’s die deze ontwikkeling met zich meebrengt. Dat is geen exacte wiskunde zoals de Taskforce breed aangaf. Wel een goede onderbouwing om de klantwaarde die voor de dienstverlening mogelijk is van kleur te voorzien, zowel generiek als met heel concrete voorbeelden voor inhoudelijke beleidsdomeinen.

De Taskforce voorzitter vatte samen -na een vruchtbare en scherpe discussie- dat we dit samen nu over de streep willen trekken, want talmen is geen optie met alle opgaves die er al liggen. De programmamanager en Common Ground Board hebben waardevolle inhoudelijke adviezen meegekregen van diezelfde Taskforce, die de komende tijd nog verwerkt worden in de definitieve propositie incl. doorkijk.

Werkprocessen

De praktijk ontwikkeling van verschillende werkprocessen vormde de tweede rode draad in ons gesprek. Door de collega’s van LLBP (Landelijke Lokale Belasting Processen) is geschetst hoe zij 3 jaar lang gewerkt hebben aan het generiek maken van hun 159 werkprocessen. Inmiddels zijn 26 organisaties (die ruim 100 gemeenten vertegenwoordigen, naast Waterschappen) bezig een meer eenduidige applicatie uitvraag te organiseren naar ICT-leveranciers bij die werkprocessen. Ze helpen elkaar bij standaard brieven ontwikkelen en tevens samen de wetgeving actueel houden en beheren in hun nieuwe werkwijze. Prachtig werk!

Aansluitend voegde DirkJan van Dijk daar het succesverhaal over het GGM (Gemeentelijk Gegevens Model – trotse winnaar van Gemeentedelers 2022) aan toe. De gemeenten hebben breed de handen in elkaar geslagen en afgesproken: dit is ons model en samen verbeteren we dit. Monnikenwerk van het beste soort. Vanuit de Common Ground Board kon gemeld worden dat de consultatie van dit GGM recent heeft aangetoond dat hier breed draagvlak voor is, zoals eerder ook in het CIO-beraad is vastgesteld. We zetten het standaardisatie proces met veel vertrouwen door. Het beheer van GGM is geregeld samen met een expertgroep en al ruim 120 gemeenten dragen deze ontwikkeling. Samenwerken in optima forma en nieuwsgierige gemeenten die mee willen doen kunnen zich melden (zie link bij tips).

Deze voorbeelden laten zien dat we in staat zijn samen goede werkprocessen en informatiekundige voorzieningen te organiseren. Het belang van opschalen is aan de orde om deze door alle gemeenten in gebruik te laten nemen. We hebben een generieke implementatie strategie nodig die gemeenten ondersteunt bij het organiseren van de overdracht van deze werkprocessen en zij die het gaan gebruiken helpen met de implementatie in eigen organisatie. De Taskforce gaat zich verdiepen hoe dit concreter te ondersteunen en versnellen is, vrijblijvendheid hebben we nu wel gehad. Het is een puzzel leggen in de mix van mogelijke activiteiten om elkaar effectief te helpen. Komen we mee terug dit jaar.

Ander concreet voorbeeld is toepassing van RPA (robotisering) waarbij het zorgen voor eenvoudige en generieke processen helpt om klantwaarde en zelfs besparingen te verzorgen. Een mooi voorbeeld van de gemeente Emmen die door de Taskforce interessant gevonden werd om te kijken of we een community kunnen helpen opbouwen, zodat niet elke gemeente hetzelfde wiel hierin uit hoeft te vinden. Emmen vertelde hoe zij hulp van Leeuwarden hierbij hebben gehad en zij nu weer een andere gemeente helpen opstarten. Zwaan kleef aan methode werkt hier heel goed.

Daar werd aan toegevoegd een voorstel om proactief werkprocessen te gaan verbeteren en die concreet c.q. op een agile werkwijze op te pakken met gemeenten. Inspiratie vormt onder meer de werkwijze van onze Vlaamse collega’s in de Kruispuntbank en die van Instituut Publieke Waarden in de doorbraakmethode. Arre Zuurmond heeft de Taskforce aangeboden daarbij te helpen met denkkracht en verbindingen leggen. Na enige discussie welke processen zich er voor lenen en de meeste waarde kunnen opleveren besloot de Taskforce dit te gaan starten met werkprocessen uit het werkveld van de zogenaamde Bijstand Bingo. Hierbij de oproep naar alle collega’s wie is geïnteresseerd of wellicht zelf al bezig is met zo’n pilot. Deze richt zich op het ontdoen van nodeloze vragen in werkprocessen over gegevens die we als organisatie al lang in huis hebben en die inwoners dus eigenlijk niet zouden moeten verstrekken in aanvraagtrajecten. Kan in kader van data minimalisatie helpend zijn en betekent proactieve dienstverlening die zorgt dat kwetsbare mensen snel en eenvoudig bv. hun uitkering, dan wel hun extra energietoelage ontvangen. Je kunt je melden bij samenorganiseren@vng.nl en de voorzitter van de Taskforce en Arre gaan samen met VNGr aan de slag deze pilots te ondersteunen.

Sprintjes met resultaat

De Taskforce activeert samenwerk thema's vooral om concrete zaken te realiseren, want we praten al genoeg. Ik ontdekte zelf na al die intense gesprekken, dat ik letterlijk even een sprintje moest trekken om de trein naar huis op tijd te halen. Zo’n sprintje doet puffend in de trein, beseffen hoe lekker het is, als je het resultaat dan toch haalt. Dus laten we dit in het werk ook meer doen. Samen agile/scrum sprintjes trekken van een paar weken, om dan letterlijk het behaalde werkende resultaat in productie te brengen. Kleine stapjes, maar zo komen we ergens ofwel ga het meer agile doen is mijn advies dit jaar.

Op de terugreis door het nog altijd witte landschap van Nederland, besef je hoe fijn het is om voor die publieke zaak aan de slag te mogen zijn. De vele collega’s bij gemeenten werken dag in, dag uit aan betekenisvolle dienstverlening. Natuurlijk gaan er dingen niet goed, kan het makkelijker, sneller en moderner, hoewel dat niet altijd inzet van techniek hoeft te betekenen. Een schoon geveegde stoep voor het gemeentehuis, waar inwoners op bezoek komen om hun vragen te stellen, is minstens zo van waarde. Zijn de kleine dingen die er ook toe doen!

Tips

• GGM: https://gemeente-delft.github.io/Gemeentelijk-Gegevensmodel/
• Kruispuntbank: https://www.kruispuntbank.fgov.be/nl
• LLBP: https://www.lvlb.nl/