Open Zaakbrug beschikbaar voor alle gemeenten (ZDS naar ZGW)

Gemeente Súdwest**-Fryslân is in juni live gegaan met Openzaak en de ‘Open Zaakbrug’. De Open Zaakbrug laat de bestaande ZDS-applicaties samenwerken met een ZGW-zaaksysteem. Dit maakt het voor gemeenten makkelijker om over te gaan naar de ZGW-standaard. Iedere gemeente kan de Open Zaakbrug gebruiken.**

Open Zaakbrug maakt transitie naar ZGW makkelijker

De Zaakgericht Werken standaard (ZGW) is de nieuwe standaard voor zaakgewijs werken. ZGW is de opvolger van de Zaak- en Documentservices Standaard (ZDS). Open Zaakbrug vertaalt de oude ZDS-standaard naar de nieuwe ZGW-standaard. Daardoor kunnen gemeenten oude ZDS-applicaties tijdelijk blijven gebruiken en gefaseerd de koppelingen van deze applicaties vervangen door de nieuwe ZGW standaard.

-------------------------------------------------------------

De Open Zaakbrug bij jouw gemeente gebruiken

Iedere gemeente kan de Open Zaakbrug gebruiken in de transitie naar de ZGW-standaard.

• Gebruik van bestaande applicaties naast Common Ground oplossingen (oud naast nieuw).
• Opslag van zaken in alle registratiecomponenten die ZGW-API’s gebruiken.
• De bestaande applicaties hoeven niet aan de volledige ZDS-standaard te voldoen.
• Vertaalt de gearchiveerde ZDS zaken naar ZGW zaken.
• De broncode is overdraagbaar en gemeenten kunnen deze zelf aanpassen.

Lees meer over Open Zaakbrug of neem contact op met Eduard Witteveen van gemeente Súdwest-Fryslân.

-------------------------------------------------------------

Ontstaan van Open Zaakbrug

Eduard Witteveen, adviseur informatie beheer & innovatie bij gemeente Súdwest-Fryslân, stond aan de wieg van de Open Zaakbrug. “In 2019 hoorden we dat ons zaaksysteem vervangen moest worden. Wij geloven in de uitgangspunten van Common Ground. Daarom hebben we gekozen voor de open-source oplossing OpenZaak.”

De winkel moet open blijven

Dat gaf wel een probleem. Open Zaak is gebouwd vanuit de nieuwe informatiekundige uitgangspunten en ondersteunt daarom niet de ZDS-standaard. Hierdoor kunnen bestaande applicaties niet worden aangesloten op het nieuwe zaaksysteem. Eduard: “Dat is wel nodig om onze dienstverlenging te kunnen blijven aanbieden. Je kunt niet in één keer over met alle systemen op hetzelfde moment. Maar zegt ook niet tegen een burger: ‘We kunnen u een maand niet helpen.’ De winkel moet open blijven.”

Met Open Zaakbrug gefaseerd over naar ZGW

Om toch over te kunnen gaan naar de nieuwe standaard, bedacht en ontwikkelde gemeente Súdwest-Fryslân de Open ZaakBrug, samen met de gemeenten Haarlem en Utrecht. Eduard: “Via Open Zaakbrug kunnen applicaties die in ZDS-standaard praten toch samenwerken met een ZGW-zaaksysteem. Daarnaast kunnen alle nieuwe applicaties via deze nieuwe standaard aansluiten en krijgen de leveranciers van de bestaande applicaties de tijd om de ZGW-koppeling in te bouwen. Op die manier kun je gefaseerd over naar de ZGW-standaard."

Makkelijker in transitie naar Common Ground

De Open Zaakbrug maakt het voor gemeenten makkelijker om de beweging te maken naar de informatiekundige visie Common Ground. Eduard: “Als je als gemeente start bij de vakapplicaties, is het lastig om stappen te zetten richting Common Ground. Applicaties zitten vaak op verschillende momenten in de levenscyclus. Wanneer ga je dan de overstap maken naar de ZGW-API’s? Met Open Zaakbrug kun je de winkel open houden en bij een nieuwe aanbesteding marktpartijen verplichten om via de ZGW-API’s aan te sluiten.”

Open Zaakbrug heeft zich bewezen in de praktijk

Sinds juni 2021 is gemeente Súdwest-Fryslân live met OpenZaak, Open Zaakbrug en één vakapplicatie. Begin Q4 2021 zijn alle systemen overgezet en de gegevens gemigreerd. Ook gemeente Haarlem draait ermee. Eduard: “Iedere gemeente kan er nu mee werken. De kinderziektes zijn er uit. We hebben ruim 38.000 zaakdossiers en 236.000 documenten gemigreerd. En onze Integratiespecialist We Are Frank heeft garanties afgegeven op de broncode. Er ligt een stevige en beproefde basis voor andere gemeenten om op verder te bouwen en te innoveren.”