Mensen, werk en informatie in samenhang - het OL8-werkingsmodel

Inleiding

In het vorige artikel 'verborgen eenvoud onder gegevensmodel' stond het R10-model centraal: een compacte manier om de betekenisstructuur te beschrijven. Het model laat zien hoe dingen zich tot elkaar verhouden en dat scherpt de volgende vraag aan:

Hoe gaan mensen om met informatie in hun werk?

Dat verkennen we in dit artikel en zoeken de verbinding met de betekenisstructuur (R10), het werkingsmodel (OL8) en ontologie in het algemeen.

Mensen - werk - informatie

Er bestaat een eenvoudige afbeelding, de WERK-driehoek, rond een bepaald domein (deel van de werkelijkheid)

<p>De WERK-driehoek: mensen-werk-informatie rond domein, ondersteund door ordening</p>

Het vakje 'Mensen' staat voor de actoren (mensen, organisaties) en hun middelen (gereedschap, gebouwen, transportmiddelen, etc). Individueel of in georganiseerde verbanden: de organisatie, 'business' of 'enterprise'. Deze is ontworpen voor een bepaalde hoofdfunctie en bestaat uit organisatie-eenheden voor deelfuncties. Het is de statische vormgeving, de structuur.

Het 'Werk' is datgene wat 'Mensen' uitvoeren. Het is de organisatie in werking, met processen, taken en activiteiten. Doet de potentieel bedoelde functie waarvoor het bedoeld is? Het is de dynamische kant van een organisatie. Daar zijn heel veel verschillende werkwijzen te vinden, voor minder of meer complexe taken: lopende band werk, winkelverkoop, klantcontactbalie, zaakgericht- of projectmatig werken, onderzoek, beleidsontwikkeling, crisisbeheer, etc.

'Informatie' staat voor de gegevensvastlegging en informatievoorziening over het werk, voor, door en tussen actoren. Berichtenstromen, opslag en archivering. Ook de grondstoffen voor informatie, de data, de gegevens passen hier. Datasets zijn dan de 'halffabricaten' als basis voor de informatieproducten.

'Ordening': dit omvat al onze pogingen om dat werk in die complexe werkelijkheid enigszins te begrijpen en er grip op te krijgen. Onder andere door acties zoals categoriseren, begrenzen, indelen, groeperen, sorteren, typeren, waardelijsten maken, modelleren (weglaten niet essentiële aspecten). Allemaal manieren om met de beperkingen van het menselijke brein om te gaan, geconfronteerd met diversiteit, aantallen en afhankelijkheden in de werkelijkheid. Vereenvoudigen dus.

De betekenisstroom en de WERK-driehoek

De WERK-driehoek past heel mooi op de betekenisstroom en de semiotische driehoek eronder.

<p>De WERK-driehoek geprojecteerd op de betekenisstroom</p>

• De werkelijkheid vormt de context: alles wat gebeurt en bestaat, onafhankelijk van onze interpretatie of ingrijpen. Dit is waar gebeurtenissen plaatsvinden - de bron van betekenis.
• Werk is het doelgericht handelen van mensen (of systemen) in die werkelijkheid. Het is de manier waarop wordt ingegrepen: om processen uit te voeren, situaties te veranderen of nieuwe mogelijkheden te realiseren. Werk is waarvoor we informatiesystemen ontwerpen, bouwen en gebruiken.

Het werkingsmodel (OL8-model)

Vanuit deze driehoek ontstaat het OL8-model, het werkingsmodel van betekenis in de praktijk. Het is gebaseerd op ontologie en bestaat uit acht deelsystemen. Het is een prima kapstok waarmee de werking en samenhang van die deelsystemen zichtbaar worden.

Kernbegrippen

We gebruiken daarbij een aantal kernbegrippen die nauw met elkaar samenhangen.

• Betekenis is de interpretatie van de werkelijkheid, uitgedrukt in uitspraken (termen en relaties). Deze wordt bedoeld door de zender, vastgelegd in uitspraken en gerealiseerd bij de ontvanger.
• Data (gegevens) zijn vastgelegde waarnemingen of uitspraken. Datasets vormen daarbij een tussenstap: gestructureerde verzamelingen data die de basis vormen voor informatie.
• Informatie is samengebrachte en geïnterpreteerde data, zodanig dat deze betekenisvol en bruikbaar wordt voor de ontvanger.
• Ontologie beschrijft die betekenis expliciet binnen een domein, zodat deze gedeeld en hergebruikt kan worden.
• Kennis ontstaat wanneer die betekenis door een actor wordt gebruikt om te begrijpen en te handelen.

Deze begrippen vormen samen de basis onder het OL8-model: van betekenisvorming naar informatie en uiteindelijk naar handelen in de praktijk. Dus niet alleen het beschrijven van betekenis, maar ook het gebruik ervan.

OL-functies en codes

Voor communicatiegemak hebben de deelfuncties een OL (Ontologica) code gekregen: OL1 - OL8.

<p>De acht deelfuncties in het werkingsmodel</p>

De acht deelfuncties en hun eindresultaat van het OL8-model zijn hieronder kort samengevat.

OL-code	Label (resultaat)	Korte toelichting
OL1	Gebeurtenis	Wat er gebeurt in de werkelijkheid; de trigger voor betekenis
OL2	Waarneming	Het onderscheiden en interpreteren van situaties en objecten
OL3	Vastlegging	Het registreren van waarnemingen en betekenis als gegevens
OL4	Data	Het structureren en combineren van gegevens tot datasets
OL5	Informatie	Het samenbrengen van gegevens tot betekenisvolle informatie
OL6	Werkinformatie	Het beschikbaar zijn van de informatie voor gebruik in een werksituatie. Dit vormt de basis voor de informatiepositie van de actor
OL7	Handeling	Het uitvoeren van acties op basis van informatie
OL8	Effect	De verandering in de werkelijkheid als gevolg van handelen

Het model verbindt verschillende werelden die vaak los van elkaar worden benaderd: semantiek, data, informatievoorziening en uitvoering. De acht stappen van dit werkingsmodel vormen samen één systeem voor betekenisvol handelen.

Twee stromen

Datastroom

In dit werkingsmodel zijn twee samenhangende stromen te onderscheiden die samen de beweging van betekenis door het systeem beschrijven. De eerste stroom loopt van gebeurtenis naar data. In de werkelijkheid vindt iets plaats (OL1), dat wordt waargenomen en geïnterpreteerd (OL2), vervolgens vastgelegd (OL3) en gestructureerd tot gegevens of datasets (OL4). Deze datastroom vormt de basis van veel hedendaagse benaderingen zoals event-driven werken en datagedreven registraties. Het is de stroom waarin de werkelijkheid wordt omgezet naar een vastgelegde, overdraagbare vorm.

Informatiestroom

De tweede stroom loopt van informatie naar effect. Gegevens krijgen samenhang en betekenis als informatie (OL5), worden aangeboden als werkinformatie (OL6) en vormen - op het moment van handelen - de informatiepositie van de actor. Op basis daarvan wordt gehandeld (OL7), wat leidt tot effect in de werkelijkheid (OL8). Deze informatiestroom is herkenbaar in informatiegestuurd werken en besluitvorming: van inzicht naar actie. Beide stromen zijn gelijkwaardig en onlosmakelijk met elkaar verbonden.

De waarde ontstaat niet in één van beide stromen, maar in hun samenhang.

<p>Datastroom en Informatiestroom in het werkingsmodel</p>

Vier functieblokken

Naast de twee stromen kunnen we in het OL8-model ook vier samenhangende functieblokken onderscheiden. Ze maken zichtbaar dat het model niet alleen een keten is, maar ook een samenhangend systeem van functies.

<p>Vier functieblokken in werkingsmodel</p>

Werkelijkheid

Het functieblok werkelijkheid omvat alles wat zich afspeelt in het domein zelf. Hier vinden gebeurtenissen plaats (OL1), zowel autonoom als als gevolg van menselijk of systeemmatig handelen. Deze gebeurtenissen vormen de continue dynamiek van de werkelijkheid en zijn de bron van betekenis.

Daarnaast omvat dit blok de effecten van handelen (OL8): veranderingen in toestand, status of werking van objecten en systemen. Elke handeling grijpt in op de werkelijkheid en leidt tot nieuwe situaties, die op hun beurt weer aanleiding zijn voor nieuwe waarnemingen en gebeurtenissen.

De werkelijkheid is zowel het startpunt als het resultaat van het model.

Werkproces

Het functieblok werkproces betreft het doelgericht handelen in de werkelijkheid. Hier worden gebeurtenissen waargenomen (OL2) en geïnterpreteerd. We onderscheiden objecten en situaties, we leggen relaties en vormen betekenisvolle uitspraken.

Op basis van de beschikbare informatie en de ontstane informatiepositie wordt vervolgens gehandeld (OL7). Dit handelen kan bestaan uit besluitvorming, uitvoering van processen of andere vormen van ingrijpen in de werkelijkheid.

Het werkproces verbindt waarneming, betekenis en handelen tot doelgerichte actie.

Informatie voor werkproces

Het functieblok informatie voor werkproces vormt de schakel tussen informatie en handelen. Hier wordt informatie niet alleen vastgelegd, maar ook geïnterpreteerd en toegepast in een specifieke context.

In OL3 vindt de vastlegging plaats: het registreren van waarnemingen en betekenis als gegevens. In OL6 wordt de informatie die uit de gegevens is opgebouwd beoordeeld op bruikbaarheid. Hier ontstaat de vertaalslag naar de concrete werksituatie: welke (werk)informatie is relevant, wat betekent deze en hoe kan een actor deze inzetten?

In dit blok krijgt ook de informatiepositie vorm: het geheel aan informatie waarop een actor zich baseert bij het uitvoeren van werk. Dit omvat zowel het aanbod van werkinformatie als de interpretatie en selectie daarvan, afhankelijk van rol, context en moment.

Informatie krijgt pas waarde in gebruik, in het werk.

Informatievoorziening

Het functieblok informatievoorziening richt zich op het verwerken en beschikbaar maken van gegevens en informatie. In OL4 worden gegevens bewerkt en gestructureerd: ze worden geselecteerd, geordend, gecombineerd en samengebracht tot datasets. Dit vormt de basis voor hergebruik en uitwisseling, bijvoorbeeld via berichten of API’s.

In OL5 krijgen deze gegevens samenhang en betekenis en worden zij omgezet in informatie. Dit is de kernfunctie van informatiesystemen: het produceren van betekenisvolle informatie-eenheden, zoals dossiers, rapportages of andere informatie-objecten en -producten.

De informatievoorziening zorgt ervoor dat gegevens worden omgezet in bruikbare informatie.

OL8 Toepasbaarheid in werkvormen

De functieblokken laten zien hoe het model is opgebouwd. In de praktijk komt deze structuur tot uiting in verschillende werkvormen. Daarbij verschilt de balans tussen waarnemen, vastleggen, interpreteren en handelen — afhankelijk van de aard van het werk.

<p>Actoren in verschillende werkvormen</p>

Bij werk met een hoge mate van onzekerheid, zoals beleidsvorming of onderzoek, ligt de nadruk op waarnemen, betekenisvorming en het ontwikkelen van informatie. Effecten zijn minder voorspelbaar en ontstaan vaak pas op langere termijn.

Bij meer gestructureerd werk, zoals uitvoering en dienstverlening, is er een duidelijker relatie tussen informatie en handelen. Processen zijn herhaalbaar en effecten beter voorspelbaar.

Bij routinematig werk, zoals productie of standaardprocessen, is de variatie beperkt. Waarneming en handelen liggen dicht bij elkaar, en er is relatief weinig expliciete vastlegging nodig.

Het OL8-model is daarmee niet gebonden aan één werkwijze, maar beschrijft een universeel patroon dat in alle vormen van werk herkenbaar is.

Voorbeelden van werkvormen

Werkvorm	Omschrijving	Voorbeelden
Beleidsvorming	Richting geven onder onzekerheid	Visieontwikkeling, wetgeving, beleidskaders
Onderzoek	Verkennen en verklaren van situaties	Wetenschappelijk onderzoek, analyse, evaluatie
Ontwikkeling	Ontwerpen en realiseren van oplossingen	Softwareontwikkeling, productontwikkeling
Programmatisch werken	Samenhangend sturen op meerdere trajecten	Programma’s, portfoliosturing
Projectmatig werken	Tijdelijk en doelgericht realiseren	Projecten, implementaties
Opgavegericht werken	Integrale aanpak van complexe vraagstukken	Gebiedsontwikkeling, maatschappelijke opgaven
Dienstverlening	Leveren van diensten op basis van afspraken	Klantcontact, serviceprocessen
Zaakgericht werken	Afhandelen van individuele casussen	Vergunningen, uitkeringen
Handhaving en toezicht	Controleren en ingrijpen	Politie, inspecties
Vakgericht handelen	Professioneel handelen in directe context	Zorg, brandweer, ambacht
Operationeel proces	Gestandaardiseerde uitvoering	Administratie, logistiek
Productie	Routinematige vervaardiging	Industrie, assemblage

Autonomie en samenhang

De stappen in het OL8-model vormen samen een keten, maar worden niet altijd volledig doorlopen. In de praktijk kan de beweging op elk punt stoppen.

Er kunnen gebeurtenissen plaatsvinden zonder dat deze worden waargenomen. Waarnemingen kunnen worden gedaan zonder dat ze worden vastgelegd. Gegevens kunnen worden opgeslagen zonder dat ze worden omgezet in informatie. En informatie kan beschikbaar zijn zonder dat deze leidt tot handelen.

Ook kan handelen plaatsvinden zonder uitgebreide informatievoorziening, bijvoorbeeld op basis van directe waarneming, ervaring of routine.

Dit betekent dat de stappen in het model in zekere zin autonoom kunnen functioneren. Tegelijkertijd ontstaat de werkelijke waarde pas in de samenhang tussen de stappen.

Het werkingsmodel beschrijft geen verplicht proces, maar een samenhangend patroon voor het ontwikkelen van betekenis.

Samenvatting en inzicht

Het werkingsmodel (OL8) laat zien hoe betekenis in de praktijk ontstaat en wordt gebruikt: van gebeurtenis naar effect, via waarneming, gegevens en informatie. Daarmee vormt het de dynamische tegenhanger van de betekenisstructuur (R10), die beschrijft hoe betekenis is opgebouwd — de relaties tussen dingen.

Samen maken deze modellen duidelijk dat informatievoorziening niet draait om data of systemen op zichzelf, maar om het verbinden van betekenis en handelen. In die samenhang krijgt ontologie een praktische rol: het expliciet, deelbaar en toepasbaar maken van betekenis.

Ontologica: betekenisvol handelen in de werkelijkheid 'werken vanuit de bedoeling'

.