Lokale gemeentelijke transitie naar Common Ground (praktische tips, handleidingen en stappenplannen)

Veel gemeenten hebben de vraag: hoe geven we de lokale transitie naar Common Ground vorm? Hieronder vind je 4 thema’s met vragen waarover je nu kunt nadenken en tips hoe te starten met de lokale transitie.

Thema 1 - Bepaal het juiste moment voor jouw gemeente

De eerste vraag die je moet stellen is: 'wat is het juiste moment voor mijn gemeente om in te stappen?' Dat moment verschilt per gemeente.

Gemeenten kunnen op elk moment instappen. Hoe eerder je gemeente instapt, hoe meer invloed je kan uitoefenen op ontwerpkeuzes en oplossingsrichtingen.

Echter, niet elke gemeente hoeft actief mee te ontwikkelen aan nieuwe voorzieningen of morgen al te beginnen met Common Ground. Iedere gemeente heeft een eigen vertrekpunt, tempo en focus.

Maar op hoofdlijnen geldt wel dat iedere gemeente zelf voorbereidingen moet treffen om de bestaande infrastructuur geleidelijk te vervangen door de nieuwe infrastructuur. Onderstaande thema’s/tips kunnen je wellicht op weg helpen.

Thema 2 – Geef je eigen lokale transitie vorm

Common Ground wordt niet uitgerold als een ‘big bang’. Nee, we ontwikkelen met elkaar nieuwe voorzieningen conform de informatiekundige visie Common Ground. Echter, bestaande voorzieningen zullen nog 5 tot 10 jaar in gebruik zijn.

Als ‘nieuw’ en ‘bestaand’ elkaar ontmoeten, moeten bestaande voorzieningen gaan aansluiten op de nieuwe voorzieningen. Elke gemeenten is anders georganiseerd. Dat vraagt per gemeente denkwerk over hoe de lokale transitie wordt vormgegeven.

Een eigen transitieplan dus, maar hoe ziet deze lokale transitie eruit? In gesprek met gemeenten haal ik vaak de FieldLab presentatie d.d. 4 februari ’21 aan. Samen met mijn Utrechtse collega Wouter Bruijning (strategisch adviseur CIO) hebben we uitgelegd welke stappen je nu kunt zetten om de bestaande infrastructuur geleidelijk te vervangen door een nieuwe. Op veler verzoek hierbij dat deel uit de presentatie (duurt 5:39) over het vormgeven van de lokale transitie.

▶ Video

Stapsgewijs legt Wouter uit hoe de technische transitie vormgegeven kan worden. Dit inzicht kan je helpen om de vertaling te maken naar het vormgeven van je eigen lokale transitie.

Wil je weten wat wanneer beschikbaar komt? Raadpleeg dan de kwartaalrapportage met de resultaten van de Common Ground community en houd de site (commonground.nl) in de gaten voor nieuwsupdates.

Thema 3 - Tips voor de technische transitie

Hierbij wat handreikingen voor informatiemanagers, adviseurs en architecten bij gemeenten, leveranciers en andere partijen die betrokken zijn bij vernieuwing van het gemeentelijke gegevenslandschap:

1. Werp ook een blik op het GEMMA Gegevenslandschap. Dit is een informatiearchitectuur voor gemeenten voor onder andere het scheiden van processen en gegevens en het gebruiken van gegevens ‘uit de bron’. Het GEMMA Gegevenslandschap is bruikbaar bij ontwikkelingen waarbij nieuwe voorzieningen voor gemeenten worden ontwikkeld zoals Common Ground. Bekijk de concretisering van de informatiekundige visie Common Ground.
2. De samenwerking die voor realisatie van de informatiekundige visie Common Ground nodig is, is evengoed gebaat bij gezamenlijke kaders en uitgangspunten. Gemeenten hebben daarom in de vorm van realisatieprincipes beschreven welke werkwijze zij willen hanteren bij de totstandkoming van een informatievoorziening die aansluit bij de informatiekundige visie van Common Ground.
3. Voor het maken van software die compatibel is met de informatiekundige visie Common Ground zijn informatiearchitectuurprincipes opgesteld. Deze principes zijn sterk verbonden met de realisatieprincipes voor de Common Ground, die in het vorige punt zijn aangestipt.

Thema 4 – Rol van bestuurders in de lokale transitie

Bestuurders hebben een belangrijke rol in de lokale transitie bij hun gemeente. Bestuurders omarmen Common Ground steeds vaker als een middel om grote maatschappelijke opgaven eenvoudiger, sneller en slimmer op te lossen. Denk dan aan de energietransitie, schuldhulpverlening, regelarme dienstverlening en de handhaving van openbare orde en veiligheid.

In een ontzettend leuk filmpje (d.d. mrt 2021 duurt 5:42) legt gemeentesecretaris Arne van Hout (tevens voorzitter van de Taskforce Samen Organiseren) uit waarom Common Ground voor gemeenten een goed idee is. Leg jij als bestuurder dit ook zo uit? Of wil je dat jouw bestuurder dit ook zo uitlegt? Bekijk dan de film.

▶ Video

Lees verder: praktische handleiding Common Ground

Wil je meer weten? Lees deze blog: ‘Aan de slag met Common Ground: een praktische handreiking’.