GIRAF ZAAIT COMMON GROUND BLOEMEN

Het is alweer even geleden dat jij door je ‘verhuizing’ naar Nijmegen, afscheid nam van de Taskforce Samen Organiseren. Als geen ander sta jij voor daadkracht in de uitvoering van de (digitale) dienstverlening in Nijmegen en daarom heb ik je hulp nodig.

Je weet waar de Taskforce voor staat en hoe we bezig zijn Common Ground te organiseren, waarop we die uitvoering makkelijker, sneller en secure willen organiseren. Je herkent vast hoe het realiseren van innovatie veel uithoudingsvermogen, lef en doorzetkracht vergt.

Vandaag hebben we denk ik een historisch stap gezet in de Taskforce. Het programma Common Ground is vastgesteld en met 6 pijlers gestart. Afgelopen maanden heeft Henk Mensink op LinkedIn die 1-voor-1 toegelicht vanuit zijn rol als voorzitter begeleidingsgroep Common Ground en als ambassadeur van dat gedachtegoed heb ik die heldere uitleg van Henk doorgegeven via ons Nijmeegse intranet. Ik weet dat jij dat steunt en meedraagt.

Echter nu gaan we niet alleen zaaien, maar ook dat gedachtegoed laten ontkiemen, verzorgen, laten groeien en bloeien. Vanuit de Taskforce neem ik een zakje CG-zaad komende week mee naar kantoor om die aan jou te geven. Zodat jij dit om te beginnen met al onze concernmanagers kunt delen. Met de opdracht daarmee aan de slag te gaan en te zorgen dat het zaaigoed zich gaat vermeerderen. Genoeg groene vingers in de organisatie om daarbij te helpen lijkt me.

Voor jou Astrid, neem ik bovendien een doorgeef cadeau mee. De voorzitter van de Taskforce heeft mij/ons als leden van de begeleidingsgroep Common Ground vandaag onder dankzegging decharge gegeven. We hebben samen met de kwartiermaker in een half jaar tijd het programma opgesteld, dat is gefundeerd op het omvangrijke resultaat van de meerdaagse vorig jaar september. Die is nu voorzien van een duidelijke governance, de middelen om te starten zijn er en het wordt gedragen door de ambassadeurs van de Taskforce die hiermee het land in gaan trekken. Dat bedankje kwam mede in de vorm van een speelse giraf. Met als toelichting dat deze symbool staat voor de wijze waarop we onze nek hebben uitgestoken.

Die giraf geef ik nu aan jou door, in je rol van gemeentesecretaris van Nijmegen. Een giraf die verlangend uitkijkt naar de manier waarop het zaaigoed in onze organisatie terecht komt. Ik stel voor dat je die om te beginnen een maand een plek geeft op de directievloer van het Stadhuis. Wellicht alvast een keer op dinsdag meeneemt naar ons College? Zodat regelmatig de vraag gesteld kan worden, wat doet die giraf hier en het gesprek over de noodzaak van samen organiseren en de rol van Common Ground gevoerd kan worden.

Vervolgens mag de giraf op reis door onze boeiende en nog steeds groeiende organisatie. Elke maand weer door naar een andere (concern)manager, teamleider of medewerker, waarvan jij het belangrijk vindt dat die het gedachtegoed leert kennen en na denkt, hoe voor zijn of haar werk die gestalte kan gaan krijgen.

Graag bundel ik samen met jou die verhalen over een tijdje, zodat je die kunt delen met je landelijke collega’s in VGS-verband en ik beloof ze in IMG/CIOberaad terug te gaan geven. En daarmee kietel ik meteen mijn mede ambassadeurs uit de Taskforce om hun inspirerende ervaringen met het zaaigoed van Common Ground met jou en mij te delen.

Ik merk dat ik dit wel spannend vind. Heb je niet vooraf getipt dat ik met deze opdracht kom. Echter in onze organisatie sta jij voor de waarde van doen wat nodig is en ik denk dat je als geen ander weet hoe spannend de fase is, die we nu in gaan. Geen woorden maar daden, zeggen de collega’s in Rotterdam dan! We hebben jou en al die andere mensen in onze organisatie nodig en ik denk dat het ons geweldig kan gaan helpen. Dat bleek ook uit de andere onderwerpen die vandaag op de Taskforce agenda stonden.

Focus op Uitvoering

In elke gemeente wordt momenteel nagedacht over hoe de vele taken en bestuurlijke ambities in balans te brengen met de krapte op de arbeidsmarkt. We hebben beelden gewisseld op wat kunnen we samendoen om die situatie te verbeteren. Ik noem er een paar die aan de orde kwamen: investeer in simpel/standaard maken van al je werkprocessen; wees niet altijd braaf en doorbreek patronen in regelgeving. Vraag het rijk om in wetten ‘slechts’ uitgangspunten vast te leggen en laat lokaal die in uitvoeringsregels vertalen. Liefst 80% standaard simpel en niet elke uitzondering in veel regelgeving stoppen. Waar kunnen we morgen de verbetering zelf organiseren: meer outsourcen in de Cloud (Common Ground helpt ook), regionaal starten met harmonisatie waar energie op zit; zorgen dat we robotisering kunnen inzetten waar dat helpt; bespreken welke taken doen we niet meer.

Op basis van deze eerste beeldvorming gaat een Quick win-groep uit de Taskforce een voorstel voorbereiden. Een interessante gedachte daarbij. Als je de loonsom optelt van alle openstaande vacatures bij gemeenten heb je op dit moment 400 miljoen euro tot je beschikking. Daar moet toch heel veel innovatie mee mogelijk zijn?

Taskforce kringbezoeken

We hebben de afspraak gemaakt de kringbezoeken in het land niet alleen meer op gemeentesecretarissen te richten en ook management te betrekken uit de inhoudelijke domeinen en het informatie/bedrijfsvoering domein. Bovendien gaan we van informeren langzaam overstappen naar activeren en Common Ground standaard invoegen in dat gesprek. Verder is nagedacht hoe de ambassadeursrol van het College van Dienstverlening kan helpen bij het betrekken van bestuurders bij het betekenis geven hoe Common Ground helpt bij de focus op uitvoering te houden.

Verbinden schuldendomein: routekaart financiële zorgen

Ik was weer onder de indruk hoe complex de wereld van de schulden bestrijden is. Inmiddels is met hulp van diverse gemeenten een routekaart gemaakt die het noodzakelijke netwerk in beeld brengt. Gaat om geldzorgen van de inwoner centraal te stellen. De Taskforce vroeg ook hier, kan het niet simpeler en makkelijker om de resultaten voor inwoners met schulden echt te leveren? Net als bij Common Ground vormt het organiseren van het netwerk en relaties leggen de basis.

Doorontwikkeling IBD

Niemand zal het belang van het werk van de Informatiebeveiligingsdienst ter discussie stellen. We zijn in gesprek gegaan over de ambities voor de doorontwikkeling die de directeur IBD met onze deelde en aangegeven doe dit in nauwe samenwerking met (grote) gemeenten en andere veiligheidspartners. De Taskforce heeft daarbij m.n. zorg over hoe verbeteren we de ketenverantwoordelijkheid naar leveranciers en de auditlast die zich hier aftekent. Gelukkig zien we perspectief in het gezamenlijk optrekken, naast het gegeven dat leveranciers zelf dat ook graag eenvoudig en niet 342x geaudit en gemonitord willen hebben. Kortom we gaan elkaar opzoeken, om de bedreigingen praktisch van maatregelen te gaan voorzien.

PS o ja en vandaag Astrid is ook de board Common Ground ingesteld. Dus dan weet je hoe ik ook vanuit die nieuwe rol waarvoor ik namens de Taskforce ben gevraagd, graag Nijmegen samen met jou op de kaart van meer simpele en snelle uitvoering blijf zetten. Geeft in ieder geval focus!

Nieuwsbrief Common Ground ontvangen? Stuur je e-mailadres aan commonground@vng.nl.