← Nieuws

Nieuws · 29 april 2021 · Lydia Verkerk

Gemeente Groningen: ‘De visie is goed, de principes zijn goed. De vraag is niet of maar hoe?’

Wat betekent Common Ground voor ons in de praktijk? Die vraag onderzocht de gemeente Groningen aan de hand van een praktijkcasus. Op 1 februari jl. werd het evaluatierapport aangeboden aan de VNG. Saskia Gerritsen (concerndirecteur), Allard Swart (programmamanager Digitale Transformatie) en Jan Galema (business analist) blikken terug. Welke lessen kunnen zij delen?

Pilot Gehandicaptenparkeerkaart

Voor haar onderzoek selecteerde de gemeente Groningen een proces waarover zowel medewerkers als inwoners niet tevreden waren: het aanvragen van een gehandicaptenparkeerkaart. Inzet: kunnen we het proces volgens de principes van Common Ground verbeteren? Wat volgde was een soms hobbelige weg, langs een leerzame route.

‘Begin klein, leer door te doen en stel de inwoner centraal’

Het traject was volgens Jan Galema ‘behoorlijk complex’. Hij deelt meteen een eerste advies aan gemeenten die aan de slag willen met Common Ground: ‘begin klein’. “Leer door te doen en stel je inwoners daarbij altijd centraal. Vraag jezelf af waarmee je voor hen de meeste impact maakt. En waar je als organisatie behoefte aan hebt.”

Samenwerken vanuit een ecosysteem

Voor de pilot was Groningen afhankelijk van de inzet en medewerking van andere organisaties. “We weten allemaal dat samenwerking soms weerbarstig kan zijn. Je moet afspraken maken die voor iedereen werken”, legt Allard Swart uit. “Wat zijn daarin de voorwaarden?” Gemeenten opereren niet zelfstandig maar vormen een ecosysteem met andere partners zoals mede-overheden en leveranciers. Om de dienstverlening aan inwoners te kunnen verbeteren komen ook aspecten als interoperabiliteit en standaardisatie om de hoek kijken. “De mate waarin partijen op één lijn zitten, is uiteindelijk voor een groot deel bepalend voor het succes.”

Waar staan we over 5 jaar?

Fundamentele veranderingen, waar Common Ground een van is, vragen volgens Groningen om een helder langetermijnperspectief. “Het begrip Common Ground is voor veel gemeenten zo groot”, stelt Saskia Gerritsen. “Het is geen ‘ontwerp van een stoel’. Daarom is er behoefte aan een koers; waar staan we over 5 jaar? Dit is belangrijk om als gemeente de volgende stap te kunnen zetten. Maar de vraag stellen is makkelijker dan beantwoorden. Common Ground is nu nog ‘pionieren’. Je komt technische uitdagingen tegen. Het toepassen van de principes vergt echt een andere mindset: een van ‘loslaten’, ‘autonomie opgeven’ en ‘ruimte scheppen’.”

Principes stap voor stap toepassen

Naast het waarmee adviseert Jan Galema gemeenten om goed na te denken over het hoe. “Hoe kun je de meeste impact maken? Common Ground kent naast de informatiearchitectuurprincipes ook samenwerkingsprincipes en realisatieprincipes”, schetst hij. Als je ze meteen allemaal wilt toepassen, wordt het misschien een wat ingewikkelde puzzel, waarschuwt hij. “Maak een bewuste keuze in welke je als eerste wilt toepassen en werk vanuit daar verder. Begin bijvoorbeeld eens met open source.” Dat komt volgens Groningen niet alleen de kwaliteit van de software ten goede maar speelt ook een cruciale rol in het kader van slim hergebruik. Zo maakte de Gemeente bijvoorbeeld gebruik van de User Interface (UI) van een aanvraagformulier dat in een eerder stadium door Utrecht is ontwikkeld. Tijdens de pilot is daar op doorontwikkeld waarna Groningen het resultaat weer teruggaf aan de ‘B.V. Nederland’. Een mooi voorbeeld van Samen Organiseren in de praktijk.

Tip: in haar eindrapport heeft de gemeente Groningen een scorekaart gemaakt met een inschatting van alle Common Ground principes, uitgedrukt in de toegevoegde waarde voor inwoners en gemeenten, en de mate van complexiteit. Andere gemeenten kunnen dit instrument gebruiken als richtingaanwijzer.

Transparantie over gegevensuitwisseling

Het ‘ontkoppelen van data’, misschien wel de essentie van Common Ground, vraagt volgens Allard Swart nu aandacht van alle gemeenten. “Overheden zijn niet goed ingericht op het omgaan met grote hoeveelheden data. We zien dat nu in de verhalen over de Toeslagaffaire en de GGD. Veiligheid en data-scheiding vergen nu écht onze aandacht. We moeten over gegevensuitwisseling transparant kunnen zijn naar inwoners. Daarom zeggen we ook: de visie Common Ground is goed, de principes zijn goed. De vraag is niet óf maar hoe?”

Dialoog met de markt

Dat is waar volgens Jan Galema ook de markt in beeld komt. “We moeten daarmee de dialoog aangaan. Ik zie dat er nu serieuze stappen worden gezet bij de VNG.” “Waarbij we als gemeenten”,  vult Allard Swart aan “moeten helpen om de juiste vragen en prioriteiten te stellen. Daarin spelen we zelf een actieve rol.”

Samengevat, de lessen van Groningen op een rij

Zodra je met Common Ground begint, stel jezelf dan de volgende vragen:

  • Is er een duidelijke visie op gebied van dienstverlening en informatievoorziening? Zo niet, dan is het risico dat Common Ground niet op de juiste manier wordt gepositioneerd en daarmee niet doeltreffend wordt ingezet.
  • Kan er incrementeel en iteratief gewerkt worden? Bij de eerste oplevering is een IT toepassing werkbaar, maar nog zeker niet perfect. Werk stapsgewijs toe naar een steeds beter product en schep vooraf de juiste verwachtingen.
  • Wordt er regie genomen? De gemeente is voor ontwikkeling en implementatie van software afhankelijk van leveranciers. Goede regie op hoe, wat, door wie en waarom ontwikkeld wordt is essentieel om grip te houden.
  • Is er ruimte om te experimenteren? Experimenteren wordt ook wel het levensbloed van innovatie genoemd. Is er ruimte om dit toen doen, fouten te kunnen en durven maken, daar van te leren en het vervolgens beter te doen.

Verder lezen?

  • Groningen