Den Haag doet PoC voor Zaakgericht proces met Common Ground-componenten

De gemeente Den Haag heeft een Proof of Concept (PoC) gedaan met meerdere OpenSource Common Ground componenten, aangevuld met een Progressive WebApp voor de burger om zijn aanvragen online te kunnen volgen. Dit is samen met de dienst SZW gedaan.

Dienst SZW van de gemeente Den Haag is haar ICT aan het vernieuwen. Na deze PoC wordt geëvalueerd of en hoe de verschillende onderdelen hiervoor kunnen worden ingezet. In de PoC zijn applicaties getoetst die binnen Common Ground al gebruikt worden.

Proof of Concept

Proof of concept: ‘Online verzoek indienen, procesafhandeling door de medewerker en inzicht en overzicht door inwoner’

Met deze Proof of Concept wilden Team MijnDenHaag en SZW onderzoeken of met behulp van beschikbare Open Source componenten binnen Common Ground een Zaakgericht proces kan worden neergezet voor SZW. Hierbij zijn 3 onderdelen beproefd:

1. Aanvragen door een inwoner met een online formulier
2. Afhandeling door de medewerker van de aangevraagde zaak
3. Volgen van de aanvraag door een inwoner (inclusief de klantinteractie)

Daarvoor is eind mei een ‘FieldLab’ georganiseerd waarbij Team MijnDenHaag, Ritense en Maykin Media in 1 week samen deze 3 functionaliteiten hebben gerealiseerd.

Wie deden er mee?

• Collega’s van SZW die zich bezighouden met het aanvraagproces van bijstand (Werk en inkomen) en het aanvraagproces van een lening bij de gemeentelijke kredietbank (Schuldhulpverlening).
• Team MijnDenHaag bouwde een Progressive Web App om de aanvragen online te kunnen volgen en aanvullende activiteiten en informatie binnen het dossier uit te kunnen voeren.
• Maykin Media heeft OpenZaak verbonden met de PWA voor het tonen van lopende en afgeronde zaken, inclusief documenten en statussen afkomstig uit het proces.
• Daarnaast is OpenZaak ingericht en geschikt gemaakt voor de processen van SZW.
• Ritense heeft de processen samen met de collega’s van SZW naar grote tevredenheid vormgegeven en samen met Ritense de juiste informatieuitwisseling opgezet tussen Valtimo (zaakafhandeling) en OpenZaak. Daarnaast is er ook vanuit Valtimo een connectie met de PWA voor de aanvullende activiteiten en informatie.

Collega’s enthousiast

Voor de meeste SZW-collega’s die meededen aan de PoC was dit de eerste keer. Ze zijn enthousiast:

‘We vonden het heel leuk om te doen!’ zeggen Sandra en Kenny van Team Werk en inkomen. ‘We waren benieuwd of het mogelijk zou zijn om de inwoner via MijnDenHaag toegang te geven tot zijn dossier en contact te laten hebben met ons: de klantinteractie. Uit de PoC is gebleken dat dit kan. Zo krijgt de burger de regie en gaan wij met onze tijd mee.’

Teamgenoot Awad zegt: ‘Het ging als in een flits voorbij! Echt een week van positieve energie’. Emine vult aan: ‘Ik was onder de indruk van de deelnemende teams, zowel van binnen als buiten de gemeente. Ze hebben duidelijk kennis van zaken en weten waar ze het over hebben.

Ingrid en Monique van Team Financiële hulpverlening: ‘Het enthousiasme van de deelnemende teams werkte aanstekelijk. Er was een groot doorpakgehalte met aandacht voor ieders behoefte. De sfeer was positief: Het kan!’ Ingrid: ‘Onze collega vroeg wanneer we dit nu in het echt gaan doen. Dat is precies wat je uit zo’n PoC wilt halen: enthousiasme om dingen nu ook echt aan te pakken.’

Een PoC is een aanrader

Ze zouden een PoC zeker aanraden aan andere collega’s binnen de gemeente: Ingrid en Monique: ‘We zeggen bij de gemeente vaak: ‘Laten we nou eerst de bestaande dienstverlening op orde brengen voordat we nieuwe dingen proberen.’ Maar dit kan gewoon tegelijkertijd en dan maak je grote stappen!’ Sandra en Kenny denken dat het vooral interessant is als je nog niet zo veel processen gedigitaliseerd hebt: ‘Dan kun je met een PoC mooi oefenen en voorbereiden’.

Als tip voor geïnteresseerde collega’s geven ze mee: 'Zorg dat je vooraf goed afspreekt dat er 1 of meer collega’s van jouw afdeling of team ‘dedicated’ beschikbaar zijn tijdens de PoC. En dat er 1 persoon is die als dat nodig is de knopen doorhakt gedurende de PoC. Dat is noodzakelijk om snel te kunnen werken.'

Kracht van Common Ground

De reacties laten ook de kracht van Common Ground zien: in deze PoC is grotendeels gebruik gemaakt van initiatieven van andere gemeenten. Daardoor was het mogelijk om snel - binnen 1 week - resultaat te boeken.

Wat gebeurt er met de resultaten?

• De resultaten van de PoC worden beschreven voor belanghebbenden binnen gemeente Den Haag, waaronder BP DPZ, demand en delivery management van SZW en OCW, BEC-I en CIO-office.
• De resultaten worden gebruikt bij de verdere uitwerking van en besluitvorming over de concernvoorzieningen op het gebied van klantinteractie, zaakgericht werken en proces- en business logica modellering.
• De resultaten van de PoC worden verwerkt in een rapportage voor het programma VDWI, in het kader van het onderzoek naar de mogelijke inrichting van klantinteractie en Zaakgericht werken.

Meer informatie

Heb je vragen over deze PoC? Wil je de eindpresentatie van de PoC zien? Dan kun je terecht bij Vincent van Beek, Product owner bij Team MijnDenHaag: vincent.vanbeek@denhaag.nl.