Blog Maarten Bruinsma transitiemanager Common Ground

Hallo community leden,

De afgelopen periode is er weer veel gebeurd rondom de informatiekundige visie Common Ground. Vorige week was het fieldlab Digitale Overheid in Transitie georganiseerd door BZK, VNG, IPO, Het Waterschapshuis en het Netwerk van Publieke Dienstverleners. Goed om te zien dat er naast deelnemers van gemeenten ook marktpartijen en ketenpartners deelnemen aan het Fieldlab. Immers we kunnen enkel Common Ground realiseren in samenwerking. Gemeenten en VNG werken samen vanuit de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU), ik merk dat de VNG-governance niet bij iedereen helder is daarom ga ik er nu wat dieper op in.

Vanuit de GGU voeren VNG en gemeenten samen activiteiten uit onder de noemer van Samen Organiseren. Voor de financiering van de activiteiten is er een Fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering ingesteld. Het is de financiële basis voor gezamenlijke uitvoering. Alle gemeenten dragen naar rato van het aantal inwoners bij aan het fonds. De basisfinanciering voor gezamenlijke gemeentelijke activiteiten is de laatste drie jaar ongeveer 50 miljoen euro geweest. Voor de sturing op de GGU is een governance ingericht die voorziet in een Taksforce Samen Organiseren en een College van Dienstverleningszaken.

De Taskforce bestaat uit diverse gemeentesecretarissen, directeuren ICT en dienstverlening en vertegenwoordigers van ketenpartners. Zij zorgen voor de inhoudelijke invulling van Samen Organiseren ten behoeve van de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering, toetsen lopende initiatieven en werkende toepassingen. Vanuit een ambassadeursrol werkt de Taskforce aan draagvlak, aan het cultiveren van eigenaarschap binnen gemeenten en aan het bevorderen van een verandering in ‘mindset’. De Tasforce adviseert het College van Dienstverleningszaken (CvD).
Het CvD richt zich primair op gezamenlijke gemeentelijke uitvoering en standaarden op het gebied van dienstverlening en informatievoorziening. Het College is de bestuurlijk portefeuillehouder van de GGU en bestaat uit bestuurders, gemeentesecretarissen wethouders en adviseurs. Het adviseert het VNG-bestuur over de vaststellingen van standaarden en over de activiteiten binnen GGU en daarmee de besteding van middelen uit het Fonds GGU. Het CvD adviseert op zijn beurt het VNG-bestuur en het VNG-bestuur adviseert de ALV.

Best ingewikkeld allemaal, hoe werkt dit nu in de praktijk? Een aantal zaken zijn belangrijk om te onthouden:

• Het College van Dienstverlening adviseert over de besteding van het Fonds GGU het VNG-bestuur. De besteding wordt uitgewerkt in een kadernota GGU (voorjaar) [Voor 2021 zie https://www.vngrealisatie.nl/sites/default/files/2020-05/04%20Kadernota%20GGU%20%281%29.pdf] en een jaarplan GGU (najaar) [Voor 2021 zie https://vng.nl/sites/default/files/2020-12/jaarplan-ggu-2021-versie-3-december-2020.pdf] die de ALV vaststelt. Besluiten over financiering van nieuwe initiatieven of verzoeken om aanvullende financiering verlopen via deze governance.
• De totstandkoming van de inhoud van het GGU portfolio gaan we de komende periode gezamenlijk vormgeven in een proces. Collega’s van de VDP, IMG en het CIO-beraad hebben een voorstel uitgewerkt hoe dit kan worden ingericht met domeintafels zodat vanuit de gemeentelijke uitvoering maatschappelijke vraagstukken worden geaggregeerd en geprioriteerd.
• De Taskforce heeft een ambassadeursrol en kan vanuit die rol helpen met programma’s en projecten bij faseovergangen, bijvoorbeeld van ontwikkelfase naar implementatie en opschalen. Wij moeten de Taskforce in positie brengen door actief vraagstukken, te agenderen. Hier gaan we de komende tijd mee aan de slag met de uitwerking van de ontwikkelcycli: weten, proberen, maken en beheren.

Tot zover de governance van de GGU.
Keek op de week:

• Overleg gehad met de G4, Haarlem en Eindhoven over de leveringsmodellen van gestandaardiseerde clouddiensten (CBI) aan de hand van drie scenario’s; decentraal, hybride en centraal. De input wordt verwerkt in het rapport CBI en met een advies aangeleverd aan de stuurgroep CBI ter vaststelling.
• Natuurlijk het Fieldlab DOiT bijgewoond en zelf ook de kick-off Common Ground gepresenteerd samen met Theo Peters.
• Samen met collega’s van gemeenten Utrecht, Rotterdam en Nijmegen overlegd over de faseovergang van de showcase Huishoudboekje: van de ontwikkelfase naar de implementatie- en beheerfase. Er zijn best nog wel wat noten met elkaar te kraken om gezamenlijk het Huishoudboekje verder te brengen.
• Mooi rapport in ontvangst genomen van de gemeente Groningen ‘Common Ground, de Groningse praktijk’. Inhoudelijk sterk rapport met helder geformuleerde, herkenbare conclusies en aanbevelingen. De volgende stap is gezamenlijk invulling geven aan deze aanbevelingen. Hier gaan wij verder over in gesprek met de gemeente Groningen.
• Met VNG-collega’s overlegd over het proces en het resultaat van portfoliomanagement. Het opgeleverde overzicht ziet er goed uit, nu borgen in een proces zodat het portfolio continue wordt geactualiseerd en gepubliceerd zodat voor gemeenten beter zichtbaar wordt wat we samen doen en welke producten, diensten en standaarden gemeenten kunnen toepassen.
• Vanuit het programma Haal Centraal zijn werkende API’s opgeleverd. De VNG gaat onderzoeken hoe deze API’s op te schalen zijn naar alle gemeenten en wat hiervoor nodig. Met betrokken partijen waaronder gemeente Den Haag wordt dit uitgewerkt in een impactanalyse.
• Deelgenomen aan een sessie bij VNG Realisatie over de organisatieontwikkeling over de onderwerpen portfoliomanagement en werken met kenniscentra. In transparante stappen wordt via werkgroepen uitgewerkt hoe de organisatie van VNG Realisatie er uit gaat zien.

Observatie, verwonderingen en lessons learned:

• Eén dag sneeuw en heel Nederland ligt plat, kan dat nou niet anders?
• Governance kan ingewikkeld zijn maar is ook een middel om een doel te behalen. Als wij de verschillende overleg vormen (Taksforce en CvD) slimmer inzetten kunnen wij sneller gezamenlijk resultaat halen! Natuurlijk moeten we ook borgen dat er ambtelijk mandaat is want je kan en wil niet voor elk besluit langs het bestuur.
• Gemeenten geven gemiddeld € 82 aan IT uit per inwoner, dat is € 1,4 miljard op jaarbasis. In het GGU fonds zit € 50 miljoen, dit is 4% van de totale IT uitgaven van gemeenten! Dit laat zien dat de grootste impact van de transitie naar Common Ground lokaal ligt bij gemeenten.

Dat was het weer voor de afgelopen twee weken. Bij vragen reageer op de blog of stuur een mail naar maarten.bruinsma@vng.nl.

Groet Maarten