Bestuurlijke samenvatting

Bestuurlijke samenvatting

Aanleiding

Gemeenten hebben eerder uitgesproken dat niet-onderscheidende digitalisering veel sterker collectief moet worden georganiseerd. Daarmee is bestuurlijk gekozen voor een beweging waarin gemeenten niet langer ieder afzonderlijk vergelijkbare digitale voorzieningen ontwikkelen, inkopen en beheren, maar gezamenlijk sturen op een gemeenschappelijke digitale basis.

Common Ground vormt het eerste concrete collectiviseringsinitiatief binnen deze bredere koers. De opgave is daarbij niet alleen technisch van aard. Zij raakt direct aan de bestuurlijke positie van gemeenten: de kwaliteit van dienstverlening, de grip op gemeentelijke gegevens, de afhankelijkheid van leveranciers en het vermogen om als gemeenten gezamenlijk te blijven voldoen aan wettelijke en maatschappelijke eisen.

Op dit moment wordt gewerkt aan een ALV-voorstel waarmee gemeenten een volgende concrete stap zetten in deze collectivisering voor het domein dienstverlening.

Bestuurlijke betekenis

Het voorstel is bestuurlijk relevant vanuit drie hoofdthema’s.

Ten eerste gaat het om verbetering van dienstverlening. Gemeenten hebben een robuuste digitale basis nodig waarop zij en marktpartijen moderne, samenhangende en innovatieve dienstverleningsoplossingen kunnen ontwikkelen. Zonder zo’n gemeenschappelijke basis blijft vernieuwing versnipperd en afhankelijk van afzonderlijke lokale keuzes en leveranciersoplossingen. Door het goed en verantwoord benutten van beschikbare gegevens/informatie kan het niveau van de gemeentelijke dienstverlening sterk omhoog en wordt proactieve dienstverlening mogelijk gemaakt.

Ten tweede gaat het om digitale autonomie. Door als gemeenten gezamenlijk te sturen op de digitale basis van dienstverlening ontstaat meer grip op standaarden, gegevensuitwisseling, doorontwikkeling en leveranciersafhankelijkheid. Gemeenten worden daardoor minder afhankelijk van gesloten applicaties en kunnen makkelijker overstappen of onderdelen vervangen. Zo kunnen worden ook de ICT kosten van de gemeenten meer voorspelbaar en beheersbaar.

Ten derde gaat het om datasoevereiniteit. Gemeenten moeten zelf kunnen bepalen waar hun gegevens worden opgeslagen, hoe deze worden gebruikt en onder welke voorwaarden zij beschikbaar komen. Dat is noodzakelijk voor privacy, informatiebeveiliging, continuïteit en het verminderen van afhankelijkheden van marktpartijen en geopolitieke risico’s.

Voorgestelde eerste vervolgstap

De voorgestelde eerste stap is het ontwikkelen van een collectieve gegevensvoorziening voor gemeentelijke dienstverlening. Hierin wordt de voor dienstverlening belangrijke informatie opgeslagen in een autonome en gezamenlijke cloudvoorziening, met grip op data, veiligheid, privacy en continuïteit als uitgangspunt. De gegevensvoorziening bevat de informatie die nodig is om inwoners en ondernemers te informeren over gemeentelijke producten en diensten, aanvragen mogelijk te maken, statussen te volgen en overzicht te bieden van lopende en afgeronde dienstverlening. Ook bevat zij de informatie die nodig is om de afhandeling van aanvragen binnen de gemeentelijke organisatie te volgen.  Naast de gegevensopslag omvat de gegevensvoorziening ook een connectiviteitslaag: de standaarden, koppelingen en voorzieningen waarmee systemen, applicaties, gemeenten en ketenpartners veilig en gecontroleerd gegevens kunnen uitwisselen. Daarmee ontstaat een fundament waarop dienstverleningsfunctionaliteit kan worden ontwikkeld en aangesloten. Het gaat dan dus niet om het in één keer vervangen van alle gemeentelijke dienstverleningsapplicaties, maar om het eerst collectief organiseren van de gegevensbasis, omdat daar de grootste meerwaarde ligt voor standaardisatie, autonomie, datasoevereiniteit en verdere doorontwikkeling. De voorziening wordt opgebouwd vanuit oplossingen die de afgelopen jaren door koplopende gemeenten en samenwerkingsverbanden zijn ontwikkeld en in gebruik genomen. Hun investeringen en praktijkervaring vormen daarmee het vertrekpunt. Onderdeel van deze eerste vervolgstap is ook landelijke regie op coalities, communities en leveranciers die dienstverleningsoplossingen ontwikkelen. Samen met hen wordt beoordeeld welke toepassingen volwassen, breed toepasbaar en strategisch relevant genoeg zijn om stapsgewijs door te groeien tot collectieve standaarden of collectief beschikbare oplossingen. Vanuit de landelijke regie wordt vervolgens ook gestuurd op deze stapsgewijze collectivisering en formalisatie van de standaarden en oplossingen. Zo wordt voorkomen dat in één keer een te grote en risicovolle stap wordt gezet, terwijl wel een stevig fundament ontstaat voor verdere collectivisering van dienstverlening: eerst via de collectieve gegevensbasis en vervolgens via gecontroleerde doorgroei van bewezen dienstverleningsoplossingen naar collectieve toepassing.

Betekenis voor gemeenten

De aansluiting op de collectieve voorziening verloopt gefaseerd en langs twee sporen. Aan de leverancierskant (spoor 1) wordt gestuurd op aansluiting van bestaande en nieuwe applicaties op de collectieve gegevensvoorziening: systemen schrijven relevante dienstverleningsgegevens weg naar deze gegevenslaag en lezen daaruit de gegevens die zij nodig hebben. Gemeenten organiseren deze beweging gezamenlijk door deze aansluitvoorwaarde op te nemen in aanbestedingen, contractverlengingen en gesprekken met leveranciers, zodat de markt één duidelijke en eenduidige vraag krijgt.

Aan de gemeentelijke kant (spoor 2) vindt aansluiting plaats op natuurlijke momenten, zoals vervangingsmoment van systemen, veranderende vormen van dienstverlening of wetgeving of afloop van contracten. Zo ontstaat een beheerste overgang naar de Common Ground-architectuur, waarbij gemeenten stap voor stap aansluiten zonder onnodige desinvesteringen, terwijl leveranciers voldoende duidelijkheid krijgen om hun oplossingen tijdig op de collectieve gegevensvoorziening aan te passen. Deelname aan de collectieve voorziening is nodig om schaal, samenhang en de landelijke businesscase te realiseren. De ruimte voor gemeenten zit daarom niet in de vraag óf zij aansluiten, maar in de wijze waarop en het moment waarop zij dat doen, passend bij hun lokale situatie en contractcycli. De invoering blijft daarbij een lokale verantwoordelijkheid: gemeenten moeten zelf zorgen voor procesaanpassing, functionele inrichting, datamigratie, koppelingen met het resterende applicatielandschap en de benodigde organisatieverandering. Tegelijk verschuift de manier van werken: nieuwe wensen en doorontwikkeling worden niet meer primair lokaal opgelost, maar ingebracht in het collectief, waar zij gezamenlijk worden beoordeeld en geprioriteerd. Daarmee vraagt de aansluitstrategie niet alleen technische aansluiting, maar ook actieve deelname van gemeenten aan communities, gebruikersgroepen en gezamenlijke besluitvorming over de verdere ontwikkeling van de voorziening. De verwachting -gebaseerd op de gemiddelde contractduur van ICT overeenkomsten- is dat het overgrote deel van de gemeenten binnen vijf jaar na lancering is aangesloten op de collectieve voorziening.

Betekenis voor marktpartijen

Het voorstel biedt ook houvast aan marktpartijen. Leveranciers geven aan behoefte te hebben aan een duidelijke en eenduidige vraag vanuit gemeenten. Door gezamenlijk vast te leggen dat dienstverleningsoplossingen moeten aansluiten op de collectieve gegevensvoorziening, ontstaat duidelijkheid over de richting waarin leveranciers hun producten en diensten moeten ontwikkelen. Dit is van belang om versnippering in de markt te verminderen en te voorkomen dat leveranciers per gemeente verschillende aansluitingen, varianten en maatwerkoplossingen moeten blijven ondersteunen. Een heldere collectieve vraag maakt het voor leveranciers aantrekkelijker en efficiënter om te investeren in aansluiting op de nieuwe voorziening.

Levering en landelijke regie

De levering van de collectieve voorziening aan gemeenten wordt centraal georganiseerd. De feitelijke uitvoering vindt plaats door meerdere marktpartijen. Daarmee wordt gebruikgemaakt van marktkennis en uitvoeringscapaciteit, terwijl de gezamenlijke regie bij gemeenten blijft. Deze keuze is van belang om uniformiteit, betrouwbaarheid en continuïteit te borgen. Wanneer individuele gemeenten of afzonderlijke leveranciers de voorziening zonder landelijke regie zouden inrichten en exploiteren, ontstaat het risico dat opnieuw verschillende varianten ontstaan. Daarmee zouden beheersbaarheid, interoperabiliteit en schaalvoordelen onder druk komen te staan.

Daarom is een landelijke regieorganisatie nodig. Deze organisatie wordt beperkt van omvang en richt zich op vier hoofdrollen:

• Kaderstelling: standaarden, architectuur en aansluitvoorwaarden;
• Toezicht: kwaliteit, continuïteit, naleving en publieke waarden;
• Ondersteuning: adoptie, implementatie en kennisdeling richting gemeenten;
• Opdrachtgever: regie op marktpartijen die de voorziening ontwikkelen, beheren en exploiteren.

De regieorganisatie voert dus niet alles zelf uit, maar organiseert en bewaakt de gezamenlijke lijn namens gemeenten. De governance zorgt voor duidelijke bestuurlijke kaders en borgt de rol van gemeenten. De regieorganisatie wordt bestuurlijk aangestuurd via de eigenaarsrol gericht op richting en kaders. De inhoudelijke aansturing vindt ambtelijk plaats vanuit de opdrachtgeversrol, zodat de producten en diensten van de regieorganisatie goed aansluiten bij de uitvoeringspraktijk van gemeenten.

Maatschappelijke en financiële businesscase

De businesscase is in deze fase vooral maatschappelijke van aard. Deze is aanzienlijk. De collectieve gegevensvoorziening versterkt de dienstverlening, vergroot de digitale autonomie van gemeenten, borgt datasoevereiniteit en verbetert privacybescherming. Daarnaast ontstaat een stevig fundament waarop gemeenten en marktpartijen nieuwe dienstverleningsfunctionaliteit kunnen ontwikkelen. Ook financieel is de voorgestelde beweging verdedigbaar.

De kosten van de landelijke regieorganisatie worden geraamd op € 8 miljoen per jaar. Deze kosten worden collectief gefinancierd, omdat de regiefunctie vanaf de start nodig is, ongeacht het aantal gemeenten dat al gebruikmaakt van de voorziening. Dit vertaalt zich naar een bedrag van €0,44 per inwoner per jaar. De kosten van de voorziening hebben betrekking op de ontwikkeling, het onderhoud, de doorontwikkeling, het beheer en het daadwerkelijke gebruik. In de eindsituatie worden deze kosten per gemeente betaald. Op basis van de huidige aannames liggen deze kosten tussen €0,80 en €1,55 per inwoner per jaar. In de aankomende periode worden deze aannames verder geverifieerd om de betrouwbaarheid te verhogen en de bandbreedte kleiner te maken. In dit bedrag zijn opgenomen de kosten voor doorontwikkeling en beheer van de software van de voorziening en de infrastructurele kosten. Deze bedragen gaan uit van de situatie dat alle gemeenten gebruik maken van de voorziening. In de opbouwfase is voorfinanciering nodig om te voorkomen dat de eerste gebruikers onevenredig zwaar worden belast. De financiële uitwerking is in deze fase indicatief en wordt in het ALV-voorstel verder geconcretiseerd. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen collectieve regiekosten en gebruiksafhankelijke kosten van de voorziening.

Risico’s en randvoorwaarden

De belangrijkste risico’s liggen bij onvoldoende lokaal commitment, vertraging in adoptie, onvoldoende scherpe governance, financiële onzekerheid in de opbouwfase, marktfrictie en continuïteitsrisico’s tijdens de transitie. Deze risico’s maken niet dat de beweging moet worden uitgesteld, maar vragen om heldere mandaten, realistische fasering, voldoende regiecapaciteit en actieve monitoring.

Vervolg

Het voorstel dat in de najaars-ALV van 2026 wordt voorgelegd ter besluitvorming, is een nadere uitwerking van de geschetste koers en aanpak. De kern daarvan is dat gemeenten in de najaars-ALV gezamenlijk besluiten tot het ontwikkelen en gebruiken van een collectieve gegevensvoorziening voor dienstverlening, met landelijke regie op standaarden, levering, doorontwikkeling en adoptie. Daarmee wordt een beheerste, maar betekenisvolle stap gezet in de daadwerkelijke collectivisering van gemeentelijke digitalisering. Het voorstel geeft richting aan gemeenten en marktpartijen, versterkt maatschappelijke waarden en legt een fundament voor verdere doorontwikkeling van gemeentelijke dienstverlening.

Eerdere besluitvorming en plaats van dit concept-voorstel

Het voorliggende concept-voorstel concretiseert de eerder vastgestelde koers voor het domein dienstverlening. Met het finale voorstel zoals dat in de najaars-ALV van 2026 zal worden ingediend, wordt voorgesteld om dienstverlening te herbevestigen als eerste collectiviseringsdomein, daarvoor een collectieve voorziening in te richten en te besluiten tot structurele regie op standaarden, beheer, exploitatie, doorontwikkeling en adoptie. Daarnaast worden de hoofdprincipes van bekostiging vastgelegd en worden de randvoorwaarden voor verdere uitwerking en implementatie ter accordering in de najaars-ALV voorgelegd.

Dat najaars-voorstel markeert daarmee geen nieuw beleidsvoornemen, maar een volgende concretiseringsstap van eerder genomen besluiten.